L'email, un outil remarquable s'il est bien utilisé...
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L’Email : un outil remarquable s’il est bien utilisé...Au sein d’un projet, une bonne communication est un facteur clé de réussite. Pour cela, nous disposons aujourd’hui d’un outil très puissant : L’e-mail. Malheureusement, il n’est que rarement utilisé de façon optimale, et un peu de temps en plus passé dessus permet généralement d’en gagner beaucoup plus sur son usage global. Ce document a donc pour objectif de fixer des règles de bon usage afin d’améliorer son utilisation pour le rendre le plus efficace possible.
Voici donc les point-clés à retenir, et à mettre en place, pour utiliser sa messagerie électronique à bon escient :
Penser au(x) destinataire(s)
o L’e-mail ne doit être envoyé qu’aux personnes concernées. Ajouter un trop grand nombre de destinataires encombre inutilement les ressources du réseau, et leur fait perdre du temps lorsqu’ils doivent trier les messages qui les intéressent vraiment. Il est d’ailleurs important de mettre à jour ses listes de diffusion régulièrement.
o Pour les mêmes raisons, n’utiliser la fonction « Répondre à tous » que lorsque c’est nécessaire.
o Les destinataires doivent être clairement identifiés. Le destinataire principal doit être ajouté au champ « A ». C’est à lui que le courrier est adressé, et c’est lui qui est chargé d’y répondre si besoin est. Le champ « Cc » (copie) est réservé aux autres personnes qui doivent être informées de la communication
o Penser à relire le message, corriger les fautes de français pour faciliter sa lecture et rendre la communication efficace. Prendre l’habitude de vérifier que les pièces jointes éventuelles sont bien présentes.
o Bien s’identifier, et utiliser une signature automatique de la forme :
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Prénom Nom
Fonction
Coordonnées (téléphone au moins)
o Si une pièce jointe doit être attachée au message, utiliser