Chapitre 2 :
Mettre en place, maintenir un système de classement et d’archivage.

I. Nature et cycle de vie des documents. A. Typologie des documents.
Une première classification a permis de distinguer les documents de liaison des documents de position, tant internes qu’externes.
Le second type de classification peut être proposée en fonction de : 1) la nature de l’info contenue dans le document (texte, image, son, vidéo). 2) la façon de lire cette information qui dépend de la nature du support.

| Nature du support | Mode de lecture | Information | Papier | Analogique | Numérique | Direct (œil) | Par interface | Texte | Oui | | | Oui | | | | | oui | | Ecran, panneau électronique | Image | oui | | | Oui | | | | Oui | | | Magnétoscope | | | | Oui | | Appareil photo, lecteur DVD | Son | | Oui | | | Platine vinyle, magnétophone | | | | Oui | | Lecteur CD, MP3 | vidéo | | Oui | | | Magnétoscope | | | | Oui | | Lecteur DVD, magnétoscope numérique |

B. Le cycle de vie des documents
Le déroulement des processus administratifs des PME/PMI nécessite le recours à de nombreux documents. Le rôle de ces documents peut varier en fonction de 2 critères qui sont :
1) Des opérations dont ils font l’objet : création, consultation, transmission, archivage, etc…
2) De la fréquence et de la durée de leur utilisation (ponctuelle, régulière, permanente).
Ainsi, tout document apparaît à un certain moment dans les processus de l’entreprise (création), puis est exploité c’est-à-dire diffusé, mis à jour, modifié, etc…
Enfin, il est archivé et parfois détruit.
La durée de vie du document commence lors de sa création et s’achève avec sa destruction.

II. L’élaboration d’un plan de classement. C. définition
Le classement consiste à organiser des documents dans des catégories selon une organisation logiques, des méthodes et des règles exposées dans un plan de classement.
Le plan de classement définit