Entreprise leader sur le marché agroalimentaire
Innovante, ouverte aux nouvelles technologies, favorisant l’implication de chacun.
Dans le cadre d’une restructuration du groupe (regroupement de 2 entités), il devient nécessaire d’harmoniser les procédures et méthodes de travail, notamment au niveau de l’archivage.
La mission de l’assistant porte sur l’analyse de la situation existante et des disparités de fonctionnement entre les entités du groupe.
L’assistant doit rechercher des solutions permettant d’améliorer et d’harmoniser l’archivage des documents papier et numériques de l’entreprise.
I partie : diagnostic et proposition de solutions

INTRODUCTION : rappel de la problématique, annonce du plan

I/ DIAGNOSTIC
A. PROBLÈMES ET CONSÉQUENCES

Problèmes
Conséquences
Pas de pratiques d’archivage communes (outils et procédures mis en place différents).
Logistiques : difficulté ou impossibilité d'accès à l'information, problème de récupération des données
Manque de connaissances des enjeux de la gestion documentaire
Sécuritaires : non protection contre les intrusions, les indiscrétions ; pas ou peu de traçabilité, non respect des données personnelles
Méconnaissance des enjeux légaux
Juridiques : non production des données exigées lors d'un audit ou par un juge dans la forme requise ; non production des éléments de preuve ; respect des lois en vigueur
Sécurisation insuffisante des archives papier et numériques

Patrimoniales et stratégiques : préservation fragilisée des traces historiques, du patrimoine intellectuel de l’entreprise, de la transmission du savoir-faire, de la culture commune
Manque de rigueur dans les méthodes de gestion (perte de documents, erreurs)
Organisationnelles : gestion non optimisée des données (redondances, conservation des données inutiles ou périmées)
Risque de saturation des locaux et matériels de stockage inadaptés
Financières : Augmentation des coûts (nécessité de faire évoluer le système d’archivage ou de