Conduite de réunion
PREAMBULE La conduite de réunion est l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets. ➺ Ne se réunir : Que si c’est le moyen le plus efficace de communiquer dans ce cas précis Que pour un objectif clair, précis, défini & nommé Que si l‘on accepte la critique, l’innovation, les points de vue opposés Que si l’on met en place une méthodologie acceptée par tous ➺ Avantages de la réunion : Moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème Moyen de faire accepter par tous des décisions prises collectivement Moyen d’éviter la routine & les habitudes & de maintenir une cohésion d’équipe LES DIFFERENTS TYPES DE REUNION SELON LEURS OBJECTIFS ➺ La réunion d’information descendante L’animateur en sait plus que le groupe Le groupe doit pouvoir poser des questions, éclaircir, approfondir certains points ➺ La réunion d’information ascendante Le groupe a plus d’information que l’animateur L’animateur peut souhaiter valider de l’information ➺ Réunion de résolution de problèmes Résoudre un problème - Donner un avis - Prendre une décision Bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou est seulement consulté ➺ Réunion de discussion Permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème Rechercher l’évolution du groupe, le rapprochement des points de vue
AVANT LA REUNION ➺ Le fond et la forme Quel est l’objectif de la réunion ? Quelle forme (physique, virtuelle, téléphonique) Qui seront les participants ? Quelle en sera la durée ? (2h est un maximum, prévoir une marge pour les imprévus) Quel est l’ordre du jour ? (quel timing pour quel sujet, quel ordre de traitement) Qui parle ? Qui dit quoi ? Quel temps de parole pour chacun ? Cadre formel, informel – Assis – Debout Boissons, collations, buffet ➺ La date & le lieu Eviter les périodes de