La correspondance administrative et commerciale

Ecrire, malgré son caractère banal et quotidien, demeure une affaire délicate. L’on ne doit pas oublier que cette action apparemment si simple qui a pour but de transmettre un message pas toujours bien reçu ou compris, et représente en outre un coût considérable, tant en terme de temps qu’en terme d’argent. Il est donc important que la correspondance soit tenue impeccablement, car elle véhicule une certaine image de l’entreprise ou de l’agence.

Une correspondance bien tenue répond aux critères suivants :
• La rapidité : l’entreprise qui répond rapidement à son courrier sera bien vue par ses correspondants, qu’ils soient des clients, partenaires, actionnaires ou fournisseurs. Elle obtiendra donc plus facilement leur collaboration.
• L’écoute : l’entreprise se doit d’être attentive aux attentes, aux questions, aux critiques et aux suggestions des correspondants. C’est grâce à cela qu’elle pourra développer ses produits et ses services.
• Un style soigné : Une lettre administrative répond à certaines règles précises et doit être bien construite afin de favoriser la compréhension du correspondant. D’abord, il faut rappeler l’objet de la correspondance, bien séparer les paragraphes et utiliser des phrases courtes et claires, qui traitent chacune une idée, autant que possible.
Les erreurs grammaticales (mauvais accord de verbes, etc.) et d’orthographe doivent être bannies, ainsi qu’une mauvaise ponctuation. A ce propos, il est fortement conseillé d’avoir un dictionnaire à disposition.
Exemple d’erreur grammaticale courante : « ayant contacté tous les autres services, il ne me restait plus qu’une seule possibilité… » au lieu de « je n’avais plus qu’une seule possibilité… »
• Un message clair : faire le lien entre les idées principales du document, en utilisant des mots de liaison tels que : car, parce que, en effet, en somme, en d’autres termes, c’est pourquoi, ainsi, par exemple, notamment, également,