I – Utilité et importance de la correspondance dans l’entreprise

La correspondance commerciale est l’ensemble des lettres qui entrent et qui sortent de l’entreprise. Le but pour tout échange de lettres est d’informer, d’expliquer ou de convaincre. Le style d’une lettre commerciale doit être simple, concis, poli, courtois, clair et correct.

II – Présentation normalisée de la lettre commerciale

A – L’en-tête

Elle est placée dans la partie supérieure de la feuille. Y sont imprimés tous les renseignements utiles dans les rapports de l’entreprise et de ses correspondants : - Le nom de l’entreprise ou sa raison sociale. - L’adresse, les numéros de téléphone, de télex, de télécopie, l’e-mail. - La forme de la société. - Le montant de son capital. - Les références bancaires. - Le numéro d’inscription à l’INSEE, au Registre du commerce et des sociétés, le code NACE, le code de TVA intracommunautaire…

B – La suscription ou vedette

Placée sous l’en-tête, à droite, elle indique les nom et adresse du destinataire.

C – Les références

Elles se placent, en haut, à gauche, sous l’en-tête. On distingue : - les références du destinataire : Vos ref. - les références de l’expéditeur : Nos ref.

D – L’objet

Il est placé sous les références et résume, en quelques mots, le sujet traité dans la lettre.

E – Les annexes et pièces jointes

Elles sont signalées sous la désignation de l’objet. On indique les documents joints à la lettre, en les désignant ou en précisant leur nombre.

F – La date

Elle figure à droite de la lettre à la même hauteur que « nos références ». elle se présente sur 2 lignes : sur la 1ère, la ville de départ, sur la 2nde, la date proprement dite.

G – Le titre de civilité

C’est la formule de salutation qui commence la lettre, qui s’adresse directement au lecteur.

H – Le corps de la lettre

Il se compose de : - L’introduction : c’est l’entrée en matière qui permet