Principe
Transférer un document vers le support informatique
« Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères.
Dématérialisation native et dématérialisation a posteriori
On parle de dématérialisation « native » lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. L'étape de numérisation n'est pas nécessaire. Il faut cependant mener toutes les étapes ultérieures.
La dématérialisation a posteriori permet de traiter un document entrant sous forme papier dans l'entreprise. L'étape de numérisation est nécessaire.
Enjeux
Economiser les ressources
La dématérialisation est souvent vue comme un moyen d'économiser des ressources. Un document dématérialisé nativement implique des économies sur les coûts liés au papier.
Ce constat doit néanmoins être nuancé :

le support électronique réclame lui aussi des ressources : espace de stockage, connexion réseau..., un document dématérialisé a posteriori existe bien sous forme papier.
Faciliter le partage d'informations
Un document dématérialisé n'est, par définition, pas lié à un support papier. Pas besoin de le photocopier si plusieurs personnes souhaitent y avoir accès en même temps.

Améliorer l'indexation des documents
Un document électronique peut être traité automatiquement grâce à l'informatique. Cela permet une indexation plus exhaustive qu'une indexation manuelle des documents papier.

Assurer les sauvegardes
Il arrive qu'un document papier soit détruit ou perdu. Dans le cas d'un document électronique, la copie est pratiquement instantanée et gratuite. Plusieurs sauvegardes d'un même document peuvent donc exister à plusieurs endroits et sur plusieurs supports. Il est plus facile et moins coûteux d'assurer la protection des documents électroniques.

Etapes