Jaucourt

595 mots 3 pages

La base de données : (version 2010)

C'est la base de données qui servira de source à vos documents. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un document standard (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer le document Word.

Nous allons créer nos documents à l'aide de données provenant d'un tableau Excel.

Exemple : La base de données proviendra d'un tableau Excel s'intitulant Base_clients.xlsx.

Aperçu de la base de données :

Création de la lettre type :

Dans un premier temps, il faut créer votre document en rédigeant les parties fixes de votre lettre (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse, etc.). Ce document est nommé Lettre type.docx comme exemple.

Aperçu de la lettre type :

La lettre type est désormais rédigée. L'objectif de notre exemple et de créer un courrier pour chaque personne présente dans le fichier Excel (la base de données). Le publipostage permettra de reprendre la maquette initiale (la lettre type) et d'y ajouter automatiquement les informations présentes dans la base de données.

Publipostage : Création des courriers :

La procédure de création des courriers est composée de plusieurs étapes qu'il suffit d'enchaîner en suivant les indications ci-dessous.

Dans la barre de menu, ouvrez l'onglet Publipostage.
Aperçu :

Étape 1 : Sélection des destinataires.

Il faut sélectionner le fichier contenant la liste des personnes pour lesquelles nous devons créer un courrier. Cliquez sur Sélection des destinataires.
Aperçu :

Cliquez sur Utiliser la liste existante.
Aperçu :

Sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur Ouvrir.
Aperçu :

Sélectionnez la feuille du classeur contenant vos données à fusionner.

Remarque : Il est recommandé d'utiliser un tableau dont les en-têtes de colonnes sont situés dans la première ligne (cf. notre exemple de tableau présenté dans le

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