La Gestion des Documents La gestion des documents est présente dans toutes les entreprises. Elle permet en effet aux entreprises de pouvoir retrouvé certains dossiers ayant déjà servi dans le passé. Ainsi, chaque document utilisé est classé puis répertorié dans des archives propres à l’entreprise pour facilité et fiabilisé leurs recherches.
Nous essaierons donc d’ analysé la façon dont sont gérés les documents aux archives municipale de la mairie de La Ciotat.
Pour répondre à cette question j’ai donc effectué des recherches sur Internet puis, je me suis rendu aux archives de La Ciotat afin de comprendre le mode de fonction de la gestion des documents.
Par la suite nous définirons donc dans un premier temps ce qu’est la GED ( Gestion Electronique des Documents ) puis dans un second temps nous analyserons la façon dont sont gérés les documents aux services des archives de la mairie de la Ciotat.
I) DEFINTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS
En général, la gestion des documents est le contrôle informatisé de documents électroniques au cours de tout leur cycle d’existence, depuis la création initiale à l’archivage final. Les documents électroniques que ces systèmes gèrent peuvent comprendre n’importe quel type d’objet numérique -- images en mode point, fichiers en HTML, en SGML ou en format de documents transférables (PDF), graphiques, feuilles de calcul et documents de traitement de texte. La gestion des documents permet aux organisations d’exercer un contrôle sur la production, le stockage, la gestion et la diffusion des documents électroniques, de réutiliser plus efficacement l’information et de mieux contrôler le déroulement des opérations relatives aux documents.
Mais attention il ne faut pas confondre GED ( gestion électronique des documents) et GEIDE (gestion électronique d’information et des documents existants). La GEIDE est le nom déposé par l’ APROGED ( association des professionnels de la GED) qui propose un ensemble de solutions d’ organisations et