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Publié en mai 2011
Quelles sont les étapes d’une réunion efficace?
Étape 1 -– Pour bien préparer la réunion
Le responsable de la réunion se doit d’observer les points suivants : préciser les objectifs à l’avance; inclure les points importants dans l’ordre du jour; choisir les participants concernés, s’assurer de leur disponibilité et distribuer la documentation appropriée; réserver un local adéquat, vérifier la présence de l’équipement nécessaire, l’éclairage, la température, la disposition des meubles, etc.; connaître son style de leadership et maîtriser les techniques d’animation appropriées.
Les participants à la réunion doivent : noter la date, l’heure et le lieu de la réunion dans leur agenda; prendre connaissance de l’objectif et de l’ordre du jour de la réunion; lire la documentation préalablement remise.
Enfin, il faut que leur rôle soit précisé de même que ce que l’on attend d’eux à la réunion.
Étape 2 – Le déroulement de la réunion
Le responsable de la réunion doit assumer les tâches suivantes : se présenter, préciser son rôle et les rôles de chacun, désigner un ou une secrétaire et commencer la réunion dans les plus brefs délais; effectuer un premier tour de table afin que chacun se présente brièvement; énoncer l’objectif de la réunion, préciser sa durée et les procédures de discussion; respecter l’ordre du jour en commençant par les points les plus importants; encourager les participants à s’exprimer et à énoncer les idées; résoudre les différends, au besoin; faire des résumés de ce qui a été dit, reformuler au besoin et ne retenir que les solutions pertinentes et les démarches à effectuer; planifier la prochaine réunion, préciser la date et l’heure des réunions futures, s’il y a lieu.
Durant la réunion, les participants peuvent émettre des commentaires et des idées, écouter aussi celles des autres et démontrer de la