Liste de contrôle
Processus : organisation de la soirée de lancement du Xama
Début de réalisation
Tâches à effectuer
Fin de réalisation
Observations

Prévue
Réelle

J-175
Rechercher des lieux susceptibles d’accueillir la soirée.
03/01

J-175
Contacter les gestionnaires de ces lieux pour obtenir leurs disponibilités, leur capacité d’accueil, le matériel mis à disposition et le coût de la location.
03/01

J-170
Définir les prestations attendues pour le cocktail.
08/01

J-170
Rechercher des traiteurs pour la prise en charge du cocktail et lancer l’appel d’offres.
08/01

J-165
Rechercher des animations en concordance avec la cible visée ; les contacter pour définir durée et coût des prestations.
13/01

J-160
Prévoir du personnel d’accueil et de sécurité ; évaluer le coût.
18/01

J-145
Collecter les devis et établir des tableaux comparatifs par type de prestation.
02/02

À déléguer
J-140
Établir le budget prévisionnel.
07/02

J-135
Constituer un dossier et le soumettre à Marc Porte.
12/02

J-130
Réunir les intervenants internes pour recenser leurs besoins et définir le déroulement de la soirée.
17/02

J-130
Lister les matériels nécessaires pour les intervenants internes pour vérifier la mise à disposition par le gestionnaire du lieu choisi.
17/02

J-130
Procéder aux réservations (salle, traiteur, personnel).
17/02

J-125
Définir précisément les personnes à inviter.
22/02

J-120/100
Créer la base de contacts.
27/02

À déléguer
J-120
Concevoir l’invitation.
27/02

J-115
Lancer l’appel d’offres aux imprimeurs.
02/03

J-100
Collecter les devis et les comparer.
17/03

À déléguer

J-95
Soumettre la proposition de liste des invités à Marc Porte.
22/03

J-95
Contacter l’imprimeur retenu pour commander les invitations.
22/03

J-80
Renvoyer le bon à tirer signé après vérification minutieuse.
07/04

J-70
Lancer les invitations.