Prévoir et gérer les coûts d’un évènement, puis en évaluer le résultat

Réflexion :
1. Pour l’entreprise, une telle manifestation est l’occasion de favoriser la communication à l’interne et à l’externe. Ceci sera possible grâce à la présence d’invités de marque et de journalistes de la presse spécialisée.

2. Cette manifestation génèrera des coûts de transport, d’hôtellerie, de restauration, de spectacle, de services, d’animation, d’invitations, de cadeaux et d’activités payantes.

3. Les outils financiers de prévision et de suivi des dépenses sont le budget et le tableau de bord.

4. Pour évaluer cette manifestation, on peut utiliser des indicateurs :
Sur son organisation : la qualité de l’animation de l’équipe de pilotage, la qualité des relations entre les membres de l’équipe, l’implication de chaque membre dans la réalisation du projet, la qualité du système de suivi des opérations, la connaissance de l’organisation administrative du projet, le respect du calendrier des réunions du comité, la diffusion rapide des comptes-rendus, la connaissance du budget par les membres, la conscience de l’impact financier du projet par les membres, la transmission des rapports budgétaires à dates régulières.
Sur sa réalisation : le respect du planning, la fluidité de l’enchaînement des différentes activités, la qualité des animations, les incidents rencontrés, le taux de fréquentation, le taux de satisfaction du public, le respect du budget des recettes et le respect du budget des dépenses.
Sur son impact : l’incidence sur la motivation des collaborateurs, la modification de l’image de l’entreprise, l’adhésion au message de l’entreprise, les articles publiés en interne, la réaction de la concurrence, les articles publiés dans la presse, la modification de l’image de l’entreprise, l’évolution du chiffre d’affaires, l’évolution du comportement du public.