Introduction :

Les secrétaires ont su évoluer avec les technologies de l'information. Aujourd'hui, la sténographie et l'agenda papier ont laissé la place au clavier d'ordinateur et à l'organiseur électronique. Autonomie, sens de l'initiative, rigueur et discrétion sont des qualités indispensables pour se lancer dans l'une des nombreuses déclinaisons du métier de secrétaire.

Le métier de secrétaire :

La ou le secrétaire est un maillon essentiel de l’entreprise ou de la structure qui l’emploie. Tout passe par le secrétariat. La secrétaire centralise tous les flux et les redistribue : elle reçoit les personnes, les courriers, les appels téléphoniques… C’est aussi la secrétaire qui organise la vie de l’entreprise. Elle gère les agendas, classe les documents, suit le budget, prépare les réunions… Bref, la secrétaire est polyvalente, avec une grande capacité de concentration et des qualités d’organisation strictes. Si les secrétaires sont souvent confrontées à des tâches répétitives, leur métier varie considérablement en fonction de la structure dans laquelle elles travaillent.

Compétences requises :

Une bonne secrétaire doit forcément être très bien organisée. Elle doit s’avoir s’adapter, hiérarchiser ses priorités, être minutieuse et ordonnée. Elle doit aussi faire preuve de discrétion, de politesse et avoir une bonne présentation car elle représente l’entreprise. Evidemment, une secrétaire doit avoir un français impeccable, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Le plus souvent, la maîtrise de l’anglais est aussi nécessaire. Une troisième langue peut ouvrir des postes plus intéressants (secrétaire trilingue). Enfin, le secrétariat demande une connaissance parfaite de l’informatique, et notamment des logiciels Word, Excel et PowerPoint. Des compétences de sténodactylographie sont un plus. Et, de nos jours, savoir trouver des informations sur Internet est très bien accueilli…