1- Etapes de mise en place d’un système de GED

Le système GED consiste à l’exécution de l’architecture organisationnelle de la GED tout en déployant les technologies susceptibles de faciliter la circulation de l’information, la partager et la réutiliser selon son niveau d’autorisation.
Dans ce sens, l’implantation d’un système de GED découle d’une réflexion en amont à propos des enjeux économiques, des méthodes de travail ainsi que des manières de faire au sein du ministère.
En effet, tout projet GED comprend en général un ensemble d’acteurs, de moyens et de fonctions basés essentiellement sur une méthodologie et un mode de pilotage opportuns, pour mener à bien la mission et accomplir l’objectif visé. Différentes étapes se succèdent dans un projet GED, qui représente un véritable changement au sein du système d’information voire même l’entreprise en entier. Elles peuvent être résumées comme suit : 2-1- Définition du projet

Une réflexion doit être menée préalablement au projet dans le souci de définir : * Le périmètre du projet : direction, département, service, etc. ; * Les objectifs du projet : l’intérêt du projet ; les buts et échéances à court, moyen et long terme ; * Les enjeux du projet : stratégique, organisationnel, technique, humain, financier, etc. ;

2-2- Analyse de l’existant

Il s’agit du diagnostic de la situation actuelle qui permet de connaître au mieux les besoins de l’organisation et ainsi en définir la solution la plus adaptée. Cette analyse consiste en la définition d’un ensemble d’éléments : * Typologies et caractéristiques des documents (papier, électronique) ; * Volume des documents ; * Fréquence de recherche des documents ; * Volume d’archivage périodique ; * Durée de conservation ; * Etc.

Ainsi, le diagnostic permettra de formaliser les atouts ou les faiblesses de la situation actuelle et de mettre en évidence les actions à mener ainsi que les délais de