1- Documents concernés
1.1 Typologie des documents
La norme version 2005 définit de la façon suivante les types de documents utilisés dans les systèmes de management de la qualité.
§ 2.7.2 Types de documents utilisés dans les systèmes de management de la qualité
Les types de documents suivants sont utilisés dans les systèmes de management de la qualité :
a. documents fournissant des informations cohérentes, en interne et à l'extérieur, concernant le système de management de la qualité ; on appelle ces documents « manuels qualité » ;
b. documents définissant de quelle manière le système de management de la qualité s'applique à un produit, à un projet ou à un contrat spécifique ; on appelle ces documents « plans qualité » ;
c. documents formulant des exigences ; on appelle ces documents « spécifications » ;
d. documents formulant des recommandations ou des suggestions ; on appelle ces documents « lignes directrices » ;
e. documents fournissant des informations sur la manière de réaliser des activités et des processus de manière cohérente ; ces documents peuvent inclure des documents de procédures, des instructions de travail, des plans ;
f. documents fournissant des preuves tangibles de la réalisation d'une activité ou de résultats obtenus ; on appelle ces documents « enregistrements ».
À noter
Dans la pratique, le terme « procédure » est utilisé pour désigner un document de procédure lorsqu'il n'y a pas de confusion possible avec le terme « procédure » utilisé pour désigner la manière de réaliser une activité.
1.2 Dérives
Si l'on peut dire que tout organisme ayant mis en oeuvre un système de management de ou par la qualité possède un manuel de la qualité (assurance ou management), il n'en est pas de même pour les autres types de documents. En effet, dans de nombreux cas, des appellations différentes sont données à une même nature de document (note de fonctionnement ou instruction, par exemple). En revanche, l'utilisation d'un même type de document