La gestion des documents de forme traditionnelle
Gérer physiquement des documents d’archives implique une grande variété de disciplines. Les documents, quels qu'ils soient, doivent être classés et indexés : c'est une nécessité matérielle de base. Leur maîtrise intellectuelle, par ailleurs, demande des compétences en droit, en histoire, en ingénierie et la coordination d'expertises diverses. * Identifier les documents d’archives. La pertinence et l'authenticité de chaque document d’archives doivent pouvoir être établies à chaque étape de sa vie, en s'assurant qu’il n'a pas subi d'altération volontaire ou accidentelle de son contenu. Dans les cas extrêmes, les documents peuvent être soumis au microscope, au rayon X, à la datation au carbone 14 ou à des analyses chimiques pour déterminer leur authenticité et leur histoire antérieure. Il est donc indispensable de prendre des précautions à cette fin lors de la création des documents et pendant leur période de conservation. * Stocker les documents d’archives. Les documents d’archives doivent être stockés de telle façon qu’ils soient à la fois suffisamment accessibles et protégés des dégâts environnementaux. Un document classique, sur papier ordinaire, peut être rangé dans un bureau, dans un placard à archives. Mais un local d'archives digne de ce nom doit être conforme à des normes environnementales spécifiques, notamment en matière de température et d'hygrométrie. Des documents d’archives de très grande importance peuvent être stockés dans un coffre fort ou une chambre forte résistant au feu, aux inondations, aux tremblements de terre et même aux guerres. En plus d’un stockage des archives dans leurs bureaux, de nombreux organismes possèdent un centre d’archivage hors site ou passent des contrats avec des entreprises d’archivage. * Faire circuler les documents d’archives. Les documents d’archives sont conservés pour que l’on puisse les retrouver au moment voulu. Retrouver le document, le suivre pendant