Tc1 – 1ère année

INFORMATIQUE

2009 / 2010

METHODOLOGIE DU PUBLIPOSTAGE

Le principe du publipostage repose sur l'association de données organisées avec un document.

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la source de données comporte des informations organisées sous forme de champs et d'enregistrements. Word accepte des sources de données Word, Excel ou Access. le document principal comporte des champs de fusion où viendront s'insérer les informations contenues dans la source de données. les lettres-types constituent le résultat de la fusion. o elles sont généralement imprimées et expédiées aux intéressés (clients, salariés...) o elles peuvent également être sauvegardées sous forme d'un nouveau document, en vue d'une expédition ultérieure.

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Le publipostage nécessite une analyse préalable des besoins en informations du document principal.

l'outil publipostage
L'outil Publipostage aide l'opérateur en distinguant trois phases successives :

phase 1 : Document principal
Word propose quatre options de document principal : lettres-type, étiquettes, enveloppes et catalogues. Après la sélection du document principal, il faut choisir entre deux possibilités :

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Fenêtre active : il s'agit du document ouvert à ce moment, qui a déjà été tapé. Nouveau document principal : il faut alors le saisir.

phase 2 : Obtenir les données
Word propose alors d'obtenir les données, avec deux options principales : créer la source de données : ce choix implique la saisie immédiate d'un tableau au format .doc, ouvrir la source de données : cette option (plus souple) permet de choisir des sources de données préexistantes au format varié (principalement Word, Excel, Access).

Champs de fusion provenant de la source de données créée ou utilisée

Word signale alors éventuellement qu'il n'a pas trouvé de champs de fusion dans le document principal. Il faut alors modifier ce dernier grâce à la barre d'outils Publipostage qui apparaît à ce moment, choisir Insérer un champ de