Emetteur : Melle EL KIHEL Assistante de Gestion Date : 30/01/2010
Destinataire : Directeur Objet : Surconsommation de papier

La Surconsommation de papier

La société ABDRAL, souffre du nombre pléthorique d’information sur papier et de photocopie. A la suite d’entretiens avec les cadres, les secrétaires, le responsable informatique et le documentaliste de l’entreprise, nous avons pu faire l’inventaire des causes liées à cette surconsommation de papier, que nous développerons ci-dessous en apportant des solutions pertinentes pour le problème organisationnel et le problème de communication.

Dans un premier temps, nous allons mettre en évidence les problèmes organisationnels. En effet, dans la société il existe une diffusion inutile de document, les document émis ou reçus sont photocopiés en plusieurs exemplaires. De plus, les notes de services ainsi que la plupart des formulaires sont en papier.
Il convient de mettre en place une nouvelle procédure concernant les documents internes ou externes afin de limiter la quantité de papier.

Dans un second temps nous allons identifier les problèmes de communication. En effet, il existe de la part des cadres une réticence à l’utilisation de la messagerie, les documents papiers sont perçus comme moyen de preuve. De plus, les secrétaires n’utilisent pas la fonction recto-verso qui est de toute façon mal perçu par les cadres et l’ignorance du coût d’une photocopie est générale. Par ailleurs, il existe plusieurs abonnement à la même revus. Enfin, la culture de l’entreprise fait que le déplacement vers le photocopieur est apprécié pour sa convivialité.
Il est donc nécessaire de sensibiliser l’ensemble des acteurs concernés d’une part du coût d’une photocopie, d’autre part, de l’effet négatif sur l’environnement. De plus, nous devons envisager de former les secrétaires à utiliser la fonction recto-verso. Enfin, il faut réduire les abonnements à la même revus notamment quand celle-ci ce trouve dans le Service