Archives communales

pour une utilisation réussie de celle-ci. I. Enjeux et son utilité Commençons par une petite définition sur cette notion de GED : La Gestion Électronique de Documents (GED) consiste à capturer, analyser, indexer, exploiter, stocker et archiver sous forme numérique tous documents reçus et produits dans une entreprise. Ces documents peuvent être de type papier : courrier, télécopie, bon de livraison, documentations, documents comptables, etc. Ils peuvent être aussi d’origine numérique :

....... I - Définition des archives ........................................................................... 7 II - Différents types d’archives ........................................................... 7 III - Calendriers de conservation ..................................................... 8 Chapitre II : Techniques de classement des archives courantes et intermédiaires .................................... 9 I - Techniques de classement des archives courantes ....................

documents ci-dessous énumérés (liste non exhaustive). Pour les projets terminés, leurs documents doivent être archivés et accessibles à tout instant. I- NIVEAU AGENCE - Plan de charge (liste des conventions signées exécutées ou en cours d’exécution) - Planning des réalisations - Budget de l’Agence (niveau d’exécution-ratio) - Rapport d’activités - Liste du personnel de l’Agence - Archives II- NIVEAU DES CONVENTIONS Documents à préparer pour chaque convention : - Conventions - Accords

pour refondre son classement : 15 3.2 Bilan et perspectives de la mise en place d’un classement au profit de l’équipe 16 3.3 Les tâches du responsable de classement 16 4-L'archivage 17 4.1 Pourquoi archiver? 17 4.2 Comment archiver? 17 Fiches méthodologiques pour élaborer un plan de classement 20 Fiche méthodologique 1 21 Fiche méthodologique 2 22 Fiche méthodologique 3 24 Fiche méthodologique 4 – Glossaire - 26 Quizz 28 Bibliographie 30

Archiver, c’est conserver un document dont on a plus l’utilité immédiate, mais qui peut encore servir soit: ✓ Production de preuves dans l’éventualité d’une contestation, d’un litige devant les tribunaux ✓ En vue de contrôles (fiscaux/sociaux) de l’administration, pour répondre à des Audits ✓ A titre de patrimoine informationnel ( préservation de la mémoire de l’E/se). ✓ La durée de conservation n’est pas déterminée en fonction du support du document à archiver (papier

importantes en local. Sauvegarder les lecteurs réseau. Maîtriser les procédures de restauration. Ne jamais travailler sur une clé USB. Penser à faire le ménage (au moins une fois l’an). Archiver les données anciennes sur supports externes (CD-Rom non réinscriptibles). Archiver la messagerie. Stocker les archives en lieu sûr. Désinstaller les applications dont on ne se sert plus. Toujours affecter un nom raisonnable à un fichier (moins de 30 caractères). Ne jamais traiter un message d’erreur par le

serais reconnaissant de bien vouloir faire le tri des collections rapportées d’Afrique, de les répartir sans tarder (puisque répartition il doit y avoir) et de faire transcrire au registre d’inventaire de ce que vous destinez à l’Institut. » (Breuil, Archives MAN). La gestion des collections constitue l’autre point de désaccord entre Breuil et Boule. Breuil semble avoir eu du mal à respecter les règles en vigueur inhérentes à la gestion des collections publiques. Dans le courrier de Boule envoyé à Breuil

information structurée • Créer et modéliser un document • Élaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse 2.3. Gérer les documents de l’entité • Procéder à l’acquisition numérique de documents • Trier, classer et archiver les documents du service 2.4. Contribuer à la qualité du système d’information • Optimiser la circulation de l'information • Participer à l'évolution du système d'information • Participer à la sécurité du système d'information MOYENS ET

partir de 2006, elle a su se tourner vers les autres secteurs. Elle met ses services à disposition dans les domaines de la GEIDE, c'est à dire dans la gestion électronique de l'information et des documents de l'entreprise. En d'autres termes elle archive, de façon électronique tous les documents confiés par une entreprise. CD-DOC, de part l'investissement de ses collaborateurs, a obtenu la certification ISO 9001 Version 2008, en juillet 2009. Les principaux objectifs de cette entreprise, qui ne cesse

Département. Lorsque les cadres « Etabli par » et « Vérifié par » sont datés et paraphés, le Directeur concerné par l’activité décrite date et paraphe la première page dans le cadre « Approuvé par ». Le Chef du Département Qualité doit établir et archiver un modèle des signatures et paraphes, et personnes autorisées à vérifier et approuver les procédures et instructions (Annexe 6.1.). 5.6. Révision Les révisions de procédures et instructions doivent être transmises au Chef du Département Qualité