FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)
BTS Assistant de manager
ÉPREUVE E4 :
COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE
LA SITUATION DE COMMUNICATION
Recueillir des informations
Type de situation :
Collaborer avec le manager

LE CONTEXTE DE LA SITUATION
Contexte managérial :

La sté XXP est une entreprise spécialisée dans la vente et dans l’installation de climatiseurs dans différents secteurs.
J’effectue mon BTS en alternance dans cette entreprise en tant qu’assistante manager, bien que le directeur technique dans le service installation, ait déjà une assistante.
Je m’occupe de tout ce qui est en rapport avec le secrétariat classique : accueil téléphonique, prise de courrier, accueil des clients, prise en charge de l’agenda du directeur technique et aide à l’élaboration du planning des techniciens.
Je suis amenée à collaborer avec le directeur technique et son assistante tout au long de la journée pour l’élaboration de documents, l’envoi de mails et de courriers et l’exécution de plusieurs tâches administratives.

Contexte organisationnel :

Je dois établir plusieurs documents tout au long de ma formation, comme un PPSPS. Pour se faire, je dois récolter les informations nécessaires que le directeur technique m’envoie au préalable via Outlook. Je dois ensuite établir le PPSPS via Word, grâce aux informations nécessaires présentes dans le PGC.
De plus, je dois contacter le directeur par téléphone (s’il n’est pas dans le bureau) afin de lui demander les informations manquantes.
Lorsque mon PPSPS est complet et signé par le directeur technique, je l’envoi par mail et/ou par courrier aux différentes personnes concernées (au coordonateur, à l’architecte, au maître d’ouvrage). Je n’oublis pas de laisser un exemplaire au sein de l’entreprise.
La collaboration avec le manager et ma tutrice sont facilitées grâce à l’utilisation d’outils tels que l’ordinateur, le téléphone, le fax et des logiciels