L’objet dans l’en-tête doit refléter le contenu de votre message. Il doit être le plus court possible. Il ne faut jamais laisse vide ce champ. Les spams et les virus envahissent les boîtes aux lettres, et c’est souvent grâce au texte figurant dans cette rubrique qu’un tri peut être fait.

Le corps du courriel doit être structuré ; sans oublier de faire le rappel de ce qui a justifié votre courriel. Le contenu du message doit aller à l’essentiel. Si un fichier est joint au courriel, il est utile d’en informer le destinataire.
Le ton d’un mail est moins formel que celui d’une lettre écrite ; ceci dit, il est nécessaire de respecter les règles d’orthographe et de grammaire. Un correcteur orthographique est intégré à la plupart des logiciels de messagerie.
De tradition, la communication écrite française conclut chaque lettre par une formule de politesse longue et compliquée. Les courriers électroniques échappent à cette règle : un simple « Cordialement » peut suffire.

La messagerie professionnelle d’une entreprise ou d’un établissement est réservée à un usage professionnel et à ce titre, elle ne doit pas être utilisée à des fins personnelles.

A la fin du message, la signature joue le rôle de carte de visite en rappelant les coordonnées de l’émetteur à son correspondant. La plupart des outils de messagerie proposent de l’inclure automatiquement.
Un courriel s’écrit vite, et part très vite chez son destinataire. Aussi, aussi de l’envoyer, est-il nécessaire de le relire pour contrôler son fond et sa forme.
Un simple « bonjour » peut être suffisant, mais il peut être remplacé par un « Madame, Monsieur » selon l’importance de votre correspondant et en particulier dans les courriers professionnels.

Même si aujourd’hui, l’ADSL est généralisé, le rapatriement d’un fichier volumineux est parfois long.
Il existe des logiciels spécialisés (par ex. Winzip ou WinRar) ou des fonctionnalités des systèmes d’exploitation (Windows 7 ou Vista) qui permettent de