Organiser son travail

Disponible uniquement sur Etudier
  • Pages : 5 (1213 mots )
  • Téléchargement(s) : 0
  • Publié le : 20 avril 2011
Lire le document complet
Aperçu du document
Savoir organiser son temps
Formation « Gestion du temps et organisation du travail » - 24 et 25 octobre 2006 - FRCIVAM Bretagne

Déterminer ses objectifs
Ce qui importe ce n’est pas ce que vous faites mais dans quel but vous le faites. Les problèmes rencontrés les plus souvent : - On se concentre sur son activité - On se concentre sur des tâches secondaires en priorités - On ne définit passes objectifs journaliers Les questions à se poser : Quels sont mes objectifs ? Quelles sont les activités qui me permettent d’atteindre 80% des résultats attendus ? Il faut viser que l’activité qui prend 20% du temps et qui donne 80% de résultat. Un conseil : Avant de commencer sa journée, il faut déterminer ses objectifs sinon risque d’être un gouffre à imprévu. Par exemple : même lors de lalecture des mails, il faut prioriser.

Connaître ses cycles d’efficacité
Le Cycle d’efficacité sur 1 jour

Conclusion : les tâches les plus difficiles et complexes sont à préconiser le matin. Entre 14h et 16 h : faites du relationnel, des contacts sociaux. Et en fin de journée, on vous conseille des travaux de routine.

Le Cycle d’efficacité sur 1 heure

Conclusion : faites une pause toutesles heures même courtes. Travailler trop longtemps n’est pas efficace. Penser à son corps et pas qu’à sa tête.

1

Planifier par écrit
Planifier, c’est répartir nos activités en fonction de nos objectifs et de leur durée. Planifier c’est concevoir sa journée/semaine/mois de travail : - On a une vue d’ensemble - On peut contrôler le résultat en fin de journée - On évalue et on gère les voleursde temps Très important : Il faut adapter à son unité de temps à soi : journée, semaine, etc … L’avantage : En fin d’année : votre rapport d’activité annuelle est déjà réalisé ! Les principes - Planifier sa journée en 8 minutes avant de partir le soir - Ecrire noir sur blanc les objectifs à atteindre pour la journée suivante et les activités rattachées La méthode NERAC N – Noter les activités, lestâches à accomplir - Sélectionner les activités à accomplir - Noter ce qui n’a pas été achevé la veille - Les nouvelles tâches - Les délais à respecter - Les coupes de téléphones, les mails, le courrier à faire - Les tâches qui reviennent périodiquement E – Estimer les durées - Ne pas surévaluer le temps d’une journée - Fixer une limite de temps pour : les activités, les rendez-vous, lesréunions, les pauses… => Evaluer les durées correctement sans être « il faut se dépêcher, de dépêcher » R – Réserver du temps - 60% du temps pour les activités planifiées - 20% du temps pour les activités imprévues - 20% du temps pour les activités libres ou sociales => Planifier à 60% la journée pour tolérer 40 % d’imprévu A – Arbitrer par priorités - Déterminer des priorités d’actions - Faire un tri surles activités - Déléguer quand c’est possible ou savoir dire non C – Contrôler - Ce qui n’a pas été achevé : - Soit vous terminer cette activité au plus vite : elle fait partie de votre priorité n°1 - Soit vous la rayer

2

Déterminer ses priorités
Les problèmes : trop faire d'un seul coup et donc survoler le tout ou se disperser dans des tâches isolées Les principes - Se consacrer à unmoment précis à une seule et unique tâche - Déterminer ses priorités : • Activité à Priorité maximale : • Activité à Priorité secondaire : • Activité à Priorité minime : Les objectifs - S’occuper d’abord des tâches essentielles - Réaliser son plan de journée en fonction du degré d’urgence des tâches - Se concentrer sur une tâche à la fois - Achever un travail et atteindre les objectifs prioritairesMatrice d’Eisenhower Degré d’importance B A

D

C

Degré d’urgence Il faut s’occuper de toutes les tâches mais il est important de redéfinir une relation équilibrée entre les tâches : - Prévoir 1 ou 2 tâches A (complexe) dans la journée (3h) - Prévoir 2 à 3 tâches B (moins complexe) (1h) - Le reste pour les tâches C (routinière) et imprévus => prioriser l’important à l’urgent Les voleurs de...
tracking img