Cinq principes pour mieux gérer son temps
Contrôler son temps, c'est savoir prévoir et planifier. Mais pas seulement, car les "voleurs de temps" sont partout en entreprise. (décembre 2003)
Agir dans l'urgence, rendre un dossier au dernier moment, répondre à toutes les sollicitations… Après une journée bien remplie, un sentiment de puissance envahit les quelques-uns qui ont réussi à s'en sortir. Pourtant, bien gérer son temps, c'est refuser d'entrer dans ce cercle vicieux. La gestion du temps demande de prendre du recul et, paradoxalement, de savoir être lent. Les explications de deux experts ayant organisé des formations sur le thème : Jean-Louis Muller, responsable de l'offre management et développement des personnes à la Cegos et auteur des Stratèges du temps (voir notre sélection d'ouvrages), et Patrice Joulia, gérant du cabinet de conseil C2e.
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Prévoir, hiérarchiser et planifier

C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse "to do list", doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower : ce qui est important et urgent, urgent et non important, non urgent et important, non urgent et non important. Cette dernière catégorie de tâches doit être déléguée. "Pour déterminer l'importance et l'urgence d'un élément, explique Patrice Joulia, il faut toujours le relier à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations." Au final, l'agenda doit refléter ces priorités, "ainsi que deux grands principes, poursuit Patrice Joulia, qui sont commencer par faire ce qu'on apprécie le moins et regrouper les activités". En clair, ouvrir tous les jours pendant une heure un dossier prend plus de temps que de travailler sur ce même dossier d'une seule traite. "Il faut également se garder une marge, précise Jean-Louis Muller, et toujours prévoir environ 30 % d'imprévu dans une semaine."

2 Chasser les "voleurs de temps"

Les "parasites du temps" viennent aussi bien de