Dissertation
A- FONCTION
-assure le secrétariat d’un service ou d’un responsable de l’entreprise -remplit fréquemment des fonctions d’organisation et de communication -tient l’agenda de son supérieur hiérarchique et organise matériellement ses réunions et ses déplacements : réservation d’hôtel…….etc. -saisit sur ordinateur et met en forme les courriers, notes et rapport. -prend connaissance du courrier, assure sa diffusion et rédige les réponses à partir des indications qui lui sont fournies. -classe et archive les documents nécessaires au service. -reçoit et oriente les communications téléphoniques -accueille et oriente les visiteurs.
Elle travaille dans toute entreprise, quelles que soient : -ses caractéristiques (petite ou grande) -son statut (public ou privé) -son domaine d’activités : industrie, service, administration.
Selon l’organisation de l’entreprise, elle est en relation avec les autres services et avec l’extérieur : client, fournisseur.
B-QUALITÉS
Ses principaux outils sont l’ordinateur, le téléphone, le fax, la photocopieuse et internet.
Elle doit savoir : -maîtriser un logiciel de traitement de texte (WORD) et un tableur (EXCEL). -posséder d’une bonne orthographe -rédiger et utiliser la messagerie téléphonique et internet.
Pour l’exercice de ce métier il est indispensable être : -organisée, -méthodique, -discrète,
Et d’avoir : -une bonne présentation mais aussi un esprit d’initiative et d’autonomie
La secrétaire doit aussi avoir une grande capacité d’adaptation car elle doit s’adapter à des interlocuteurs très différents et parer aux urgences.
Son niveau de responsabilité et son degré d’autonomie : -varient beaucoup selon la taille de l’entreprise ou du service -dépendent de son niveau de qualification.
Dans certains cas, elle doit pratiquer 1 ou 2 langues étrangères.
D-DIPLÔMES
BAC RPO BTS Assistant de