La synthèse de dossiers

I.
PRINCIPES GENERAUX

Un dossier est un ensemble de documents (textes divers, images, graphiques, lettres, factures, plans, etc.) concernant un sujet ou une affaire. Généralement, deux activités se rapportent au dossier :

• l'une, la constitution d'un dossier en vue d'informer ou de soutenir un projet, demande la recherche et la présentation de documents;
• l'autre, le traitement d'un dossier, requiert le jugement de l'opérateur.

1.1. La constitution d’un dossier

Vous avez à en confectionner un lorsque vous voulez vous inscrire dans un établissement de formation, tenter un concours, postuler à un poste. Vous constituez également un dossier lorsque vous voulez procéder, pour vous-même ou pour quelqu'un d'autre, à une collecte d'informations sur une question, permettant une mise au point. C’est ce dernier cas qui nous intéresse ici. En effet, pour réunir des informations sur une affaire ou une question donnée, sans être rebuté par la technique précise du documentaliste ou l’enquête minutieuse d’un juge d’instruction, vous devez :

 Choisir un ordre de classement des documents (chronologique, thématique, selon les diverses opinions ou solutions).
 Unifier le format des différentes pièces pour éviter les risques de confusion ou de perte.
 Indiquer soigneusement les références de chaque document.
 Présenter sous reliure ou dans une chemise convenable l'ensemble du dossier.
 Scander son organisation à l'aide de sous ¬titres apparents.
 Placer en tête du dossier un inventaire exhaustif des pièces du dossier.

Ce récapitulatif ordonné assurera une consultation aisée.

1.2. Le traitement d’un dossier

On étudie un dossier en confrontant ses éléments, en dégageant une synthèse, en formulant à partir de cet examen une suggestion ou un jugement. L'étude d'un dossier tient donc à la fois de la confrontation, du résumé et du rapport. Le but de ce travail est de préparer le règlement de l'affaire sans qu'à