Association de Lutte pour la promotion des Initiatives de Développement
(ALIDé) 08 BP 85 Tri Postal COTONOU – BENIN Tél : 21 33 32 11

Manuel de procédures administratives (

ALIDÉ)

janvier 2008

SOMMAIRE
PREAMBULE : RAPPEL DES ROLES DES DIFFERENTS ORGANES

L’Assemblée Générale (articles 13, 14 et 15 des statuts)……………….5 Le Conseil d’Administration (Article 26 des statuts)………………………..6 La Direction Exécutive (article 28 et 29 des statuts)……………………….6 Le Commissariat aux Comptes (Article 31 des statuts)……………………7 L’organigramme………………………………………………………………………….7

CHAPITRE 1 : LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS …………………9

CHAPITRE 2 : LA GESTION DES COURRIERS 2.1 Les courriers………………………………………………………………………………12 2.1.1 Les courriers « arrivée »…………………………………………………………….12 2.1.2 Les courriers « départ »…………………………………………………………….12 2.2 Signature des correspondances ……………………………………………………12 2.2.1 Le principe : la signature du Directeur………………………………………...12 2.2.2 Le principe : les aménagements au principe……………………………….12 2.2.2.1 Les mécanismes jouant en présence du Directeur……………………..13 2.2.2.2 Les mécanismes jouant en l’absence du Directeur……………………..13 2.3 Réglementation des absences du Directeur…………………………………….14 2.3.1 Absence de courte durée……………………………………………………………14 2.3.2 Absence de longue durée……………………………………………………………14

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Manuel de procédures administratives – Alidé - janvier 2008

CHAPITRE 3 : PROCEDURE DE PASSATION DES COMMANDES ET DES MARCHES 3.1 Etapes de la procédure de commande de biens………………………………….15 3.2 Procédure de passation des commandes…………………………………………….16 3.3 Procédure de gestion des stocks de fournitures et de commandes…………18

ANNEXES AU CHAPITRE 3 Annexe 1 : Fiche de commande de biens………………………………………………..21 Annexe 2 : Fiche d’évaluation du coût des biens………………………………………..22 Annexe 3 : Bon de commande…………………………………………………………………………23 Annexe 4 : Approvisionnement des agences en fournitures de bureau et matériels..24 Annexe 5 : Reconnaissance de mise à