PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES
Nous présenterons le manuel de procédures dans cette section. Pour cela nous exposerons l'objet de chaque procédure, le champ d'application, les règles de gestion.
CYCLE D’ACHAT DE MATIERE PREMIERE

Expression de besoin

OBJET

Assurer l'expression des besoins tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

DOMAINE D’APPLICATION

La procédure s’applique à toutes les opérations d’achat de matière première.

FONCTIONNEMENT DU PROCESSUS

LA RESPONSABILITE

L’achat de la matière première pour l’entreprise est la responsabilité du Département Achats et Logistiques (DAL). Son rôle est d’assurer l’ensemble des opérations qui va de l’apparition du besoin jusqu’à la signature d’un contrat engageant un acheteur et un vendeur. Seul le DAL est apte à contacter des fournisseurs, demander des prix, sélectionner un fournisseur, ou engager l’entreprise dans des contrats ou des promesses.

DESCRIPTION DE L’ACTIVITE

EXPRESSION DE BESOIN

L’achat de la matière première (matériaux directs), est défini par un planning des achats diffusé par le DAL qui s’engage à le mettre à la disposition du Département Financier (en réseau) pour les besoins de contrôle de ce dernier.

ETABLISSEMENT DU PROGRAMME DE LIVRAISON

Le programme de livraison s’effectue par SAP sur plusieurs mois avec précision de quantité, délai, référence selon bon commande ouverte.
DECLENCHEMENT DE LA COMMANDE
Le DAL doit fournir systématiquement le planning des livraisons par bon de commande et par fournisseur au DF, celui-ci les classe par échéance et par fournisseur et peut à chaque instant vérifier la juste valeur du « Reste à Livrer » sur le système.
Le BC du système permet au DAL un suivi des achats par article, par quantités commandées avec la date de commande, par semaine de livraison prévue, puis dans l’ordre alphabétique des fournisseurs afin de faciliter les relances.

NB : BC de matière première peut être sous forme de BC ferme