Access

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  • Publié le : 22 février 2010
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I. INITIATION AUX BASES DE DONNEES

1. Introduction

Une base de données permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d'informations. Chaque logiciel de gestion (comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de données. Vous pouvez également le faire avec un tableur de type Excel. C'est en partie vrai. Si vous êtes un utilisateur avancé du tableur,certaines fonctions peuvent sembler similaires. Néanmoins, les possibilités de Microsoft Access sont largement supérieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantités de données.
Pour débuter notre formation Access, commençons par un petit lexique spécifique aux bases de données.

2. Le classement - tri

Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va permettre declasser par ordre alphabétique suivant le nom, prénom, ... Dans la majorité des bases de données, ces classements peuvent se faire suivant différents niveaux. Par exemple
1. Nom
2. Prénom
3. code postal
4. ...
Dans notre exemple, les personnes seront d'abord triées suivant le nom. Si deux personnes ont le même nom, le tri se fera alors suivant le prénom. Pour deux personneshomonymes, le classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de résidence, etc.…

3. Filtrage des enregistrements

La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements répondant à des critères complexes. Dans le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple à Access de n'afficher que les hommes de plus de cinquante ans habitant àFlorenville. Ce type de filtre est très efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut impérativement créer des champs adéquats avec les bonnes données. C'est la principale difficulté lorsque vous créez une base de données Access: choisir correctement les champs.

4. Vocabulaire: enregistrements et champs.

Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et deschamps. Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement représente les coordonnées de la personne. Le champ, représente la case à remplir, un renseignement repris dans une catégorie pour chaque enregistrement. La création d'une base de données implique donc au préalable la création d'une structure en fonction des renseignements souhaités. Cette étape est de loin la plus importante. De par leurconception, ajouter des champs alors que la base de données et ses différents modules d'analyse sont créés, est fastidieux. Des exemples sont également fournis directement avec la base de données.
Quels champs devons-nous créer? Reprenons notre exemple d'un fichier d'adresse Access. Quelles sont les catégories de renseignements que nous serions amenés à rechercher sachant que la fonction d'unebase de données passe par le tri et le filtrage. Un autre critère va rentrer en ligne de compte, des renseignements supplémentaires.
• Nom: Ceci est d'abord un renseignement sur la personne mais va nous permettre de faire une recherche sur une personne.
• Prénom: Le critère est identique à celui du nom. Pourrions-nous rassembler le nom et le prénom? Oui et non. Prenons le casd'utilisation de cette base de données pour un mailing. L'adresse de la personne reprend effectivement le nom et le prénom. Par contre, la formule de politesse en bas de la lettre reprend "Je vous prie d'agréer, Monsieur Lejeune, mes salutations distinguées." : remarquez tout de suite que le prénom n’apparait plus. Pour des lettres amicales, c'est le prénom qui est utilisé.
• L'adresse: reprend la rueet le numéro de maison, boîte postale. Dans l'adresse, le débutant va découper cette information en tranche. Est-ce nécessaire? Probablement non. Il est peu probable que vous fassiez un tri ou un filtre sur la rue et moins encore sur le numéro de maison. Ce champ est indicatif.
• Le code postal: ici aussi nous pourrions rassembler le code postal et la ville. Néanmoins, dissocier les 2 va...
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