I. INITIATION AUX BASES DE DONNEES

1. Introduction

Une base de données permet de classer, trier et filtrer de larges quantités d'informations. Chaque logiciel de gestion (comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de données. Vous pouvez également le faire avec un tableur de type Excel. C'est en partie vrai. Si vous êtes un utilisateur avancé du tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires. Néanmoins, les possibilités de Microsoft Access sont largement supérieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de grandes quantités de données. Pour débuter notre formation Access, commençons par un petit lexique spécifique aux bases de données.

2. Le classement - tri

Prenons par exemple un fichier d'adresse. Le tri va permettre de classer par ordre alphabétique suivant le nom, prénom, ... Dans la majorité des bases de données, ces classements peuvent se faire suivant différents niveaux. Par exemple 1. Nom 2. Prénom 3. code postal 4. ...
Dans notre exemple, les personnes seront d'abord triées suivant le nom. Si deux personnes ont le même nom, le tri se fera alors suivant le prénom. Pour deux personnes homonymes, le classement se fera ensuite suivant le code postal du lieu de résidence, etc.…

3. Filtrage des enregistrements

La fonction de filtre des enregistrements permet de n'afficher que les enregistrements répondant à des critères complexes. Dans le cas de notre fichier d'adresse, ceci permet par exemple à Access de n'afficher que les hommes de plus de cinquante ans habitant à Florenville. Ce type de filtre est très efficace. Pour faire ces filtres, il vous faut impérativement créer des champs adéquats avec les bonnes données. C'est la principale difficulté lorsque vous créez une base de données Access: choisir correctement les champs.

4. Vocabulaire: enregistrements et champs.

Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des