Quels sont les avantages de cette solution ?

Les avantages de l’informatisation des documents sont :

le gain de place ; l’accès rapide au dossier du salarié par une recherche par le nom ou le numéro de matricule ; la diminution du risque de perte de documents ; la mise à jour rapide des dossiers
Possibilité d’archivage définitif des dossiers des personnels partis en retraite ou démissionnaires, d’archivage temporaire des dossiers des intérimaires qui pourront être réactivés en cas de besoin.
Quelles contraintes devez-vous prendre en compte ?
Divers types de contraintes sont à prendre en compte :

Des contraintes de temps et d’organisation : l’informatisation des documents, vu l’effectif concerné, va demander beaucoup de temps. Il faudrait donc déterminer une date à partir de laquelle le dossier de chaque personnel en activité (interne ou intérimaire) sera numérisé ;

L’assistant(e) de manager doit aussi tenir compte du temps à y consacrer dans le reste de son activité. Il est important que le temps consacré soit déterminé et validé par son supérieur et qu’il soit régulier en termes de durée et de périodicité ;

il faudra déterminer les règles d’archivage pour conserver la distinction entre le personnel interne et le personnel intérimaire.

Des contraintes de confidentialité : les dossiers traités étant sensibles, il faudra déterminer des droits d’accès avec des mots de passe strictement réservés aux utilisateurs (personnels du service santé et médecin chef) ;

Des contraintes de coût : achat éventuels d’un scanner, d’un logiciel de GED ;

Des contraintes liées à la formation de l’assistant(e) éventuellement.

Arborescence des dossiers regroupant les fichiers des salariés.

Organisation interne identique pour dossiers médicaux actifs et dossiers médicaux archivés (à l’intérieur de ces derniers, on peut prévoir un classement par date. Ex : Personnel interne : telle date à telle date, puis même arborescence interne)

Fiche