Chapitre 7 : Trier, classer, archiver les documents du service

Cas professionnel : PRC 1. Résumez le problème posé par la gestion documentaire des contrats de travail ?
Dans une entreprise de BTP, les contrats de travail, notamment ceux des intérimaires, sont des documents qui font l’objet de nombreuses manipulations dans le cadre d’un service RH. Leur gestion traditionnelle sous forme papier et chemises­dossiers s’avère lente, peu performante et peu fiable. 2. Quelles sont les attentes de M.Tayed concernant ce fonds documentaire ?
Les opérations de classement, consultation et tri des contrats de travail ou de missions pourraient s’effectuer sur un ou plusieurs postes de travail bureautiques du service RH puisque l’ensemble des contrats en service dans l’entreprise est également stocké sur ces stations. Hormis la question de la signature et de l’exemplaire papier remis au salarié ou à l’intérimaire, M.Tayed estime qu’une gestion électronique des contrats de travail accélérerait considérablement certains processus : recherche de contrats de salariés, états des personnels, divers chantiers, etc.

Travail à faire :
1.

Organiser le fonds documentaire
a. Proposez une organisation physique sous forme d’arborescence qui réponde le mieux à ces contraintes

b. Montrez les limites de cette organisation par rapport aux autres :

On est en présence d’une arborescence à plusieurs niveaux, ce qui peut amener à des difficultés de navigation pour les opérateurs. Ex : Pour accéder aux contrats des personnels opérationnels, ils seront répartis dans neuf sous­répertoires différents, ce qui rendra difficile toute consultation efficace.

2.
Utiliser une règle de nommage : a. Proposez une règle de nommage simple pour les contrats de travail en
PRC
.

Type de doc.

N°de personnel
2+4

Extension des fichiers
Word

C.

NP0128

.docx

b. Appliquez cette règle