Contexte Managérial :
Pour l’organisation d’une visioconférence à Londres, plusieurs tâches m’ont été confiées. En effet, je dois communiquer avec les anglais pour pouvoir obtenir les informations nécessaires afin de remplir différents formulaires.

Contexte organisationnel : Ces visioconférences sont gérées par moi-même, assistante de direction via différents formulaires et à l’aide d’un outil interne à l’entreprise, E-logistic, qui permet de faire passer la demande de visioconférence. Avant chaque organisation, une demande d’informations concernant la salle de la réunion, le lieu, l’heure… doit être faite aux différents sites avec lesquels nous souhaitons entrer en contact ; dans le cas présent, avec Londres.

Contexte relationnel
• Composantes de la communication
Acteurs :
- S.B, assistante de direction en apprentissage
- V.L, assistante de direction et tutrice de S.B
- F.G, assistante du service des ressources humaines
- M.L, assistante du service financier
• Enjeux
- Pour chacun des acteurs de cette situation, l’enjeu est informationnel. J’ai par ailleurs un enjeu identitaire : montrer mon efficacité et mes compétences.

• Forme de la communication
- Communication orale et écrite (formulaires et mails)

• Techniques et outils de communication utilisés
- Ecoute active (questions, reformulation)
- Prise de notes

Ma tutrice et d’autres collègues m’informent de la prochaine visioconférence à organiser puis, je m’occupe par la suite d’envoyer un mail au contact de Londres en lui demandant de bien vouloir m’indiquer les informations manquantes sur les formulaires à savoir :
- Company
- Country
- City
- Contact
- Phone and GSM
- Email
- Room name
- Phone room
- IP
- Technician name
Le mail d’origine est le suivant :
« I am writing to you concerning the organization of the video conferencing of the 9 July 2012. In fact, some informations are missing so I cannot complete the document enclosed. Could you please complete the