Management de la qualité : le système documentaire

1223 mots 5 pages

Le système documentaire
1. Introduction 1.1 Recueillir les besoins du client 1.2 Traduire la demande du client 1.3 Réalisation du travail 1.4 Classer et archiver l’affaire
2. Composition du système documentaire
2.1 Que doit-on maîtriser
2.2 Les documents qualité
2.3 Les documents externes
3. La maîtrise du système documentaire
3.1 les règles de gestion du système documentaire
3.2 La gestion informatique du système documentaire
4. Utilité d’un système documentaire efficace

1. Introduction La notion de système d’information est distincte de la notion de système informatique.
Système d’information : gestion des documents (ensemble d’informations, de supports contenant des informations). Fait partie de notre quotidien ;
Système informatique : ordinateurs, logiciels, architecture d’ensemble.
Documents qualités : documents internes ou externes.
Processus : notion transversale, une notion qui traverse les fonctions de l’entreprise, les département les services, qui bousculent l’organigramme aussi bien hiérarchique que fonctionnel.

Analyser un processus : 3 éléments, les entrants (informations, produits et services), le déroulement du processus (séquence d’activité) et les éléments en sortie (les extras : informations ou produits).

Exemple :
Processus
1 recueillir le besoin du client
2 traduire la demande du client
3 réaliser le travail
4 classer et archiver l’affaire

1 recueillir le besoin du client
Données d’entrées : courrier, mail, cahier des charges client, visite chez le client

Processus : réceptionner la demande puis affiner la demande du client

Données de sortie : prise de rdv, compte rendu de visite, cahier des charges complété, informations complémentaires

1 traduire la demande du client
Analyse de la demande du client (données d’entrées)

Proposition de l’offre (processus)

Envoi de l’offre au client qui peut éventuellement faire l’objet de modification (données de sortie)

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