Organisation et planification
CHAPITRE 1 : Analyser les activités administratives
PARTIE 1 : La collecte d’information
Une information est un ensemble de donnés ayant un sens. Elle enrichit la connaissance, aide à prendre des décisions, répond à des objectifs, des besoins. C’est une source pour le travail administratif.
Pour ne pas accumuler de l’information inutilement, sa recherche rationnelle et sélective exige la démarche suivante :
- Définir un objectif : de quels renseignements ai-je besoin ?
- Choisir les sources : où trouver les informations (dans l’entreprise ou à l’extérieur)
- Sélectionner les informations : sont-elles fiables et d’actualité ? Sont-elles utiles ?
Les sources d’informations :
ORIGINE DES SOURCES
Sources internes : Sources externes :
Document comptable, financier, juridique Média, publications pro, documents institutionnelles
NATURE DE LA SOURCE
Sources formelles : Sources informationnelles :
Informations quantitatives, imprimés en ligne ou papier Informations qualitatives, rumeur, réunions informelles, conversations téléphonique, salon, foires
CONTEXTE DES SOURCES
Sources primaires (de « premières mains ») Sources secondaires (interprétation des sources primaires)
Brevet, normes, contrat Synthèse de document, données
La collecte d’infos :
- L’analyse documentaire
- L’entretien
- L’observation
- Le questionnaire
Les outils :
- Traditionnels :
• Les publications écrites
• Les évènements
• Les contacts personnels
- Numériques :
• Les moteurs de recherche et annuaires
• Liste de diffusion newsletters
• Les forums de discussion
• Les bases de données internes
• Les bases de données en ligne
L’évaluation :
L’AG doit vérifier la validité et la pertinence de l’info grâce :
- L’identification
- La fiabilité
- Les apports de nouveautés
- L’exactitude
- La récence
- L’accessibilité
L’accès :
La consultation d’une source d’information suppose de connaître les