Eric Hoche Directeur technique

Rapport sur les outils de travail collaboratifs
Objet : Mise en place d’outils de travail collaboratifs Nous avons constaté un problème d’organisation au sein de l’association. C’est-a-dire que lors de votre absence le personnel ne peut en aucun cas informer les artistes sur les disponibilités des salles. Ainsi l’organisation est inefficace car elle génère des retards au niveau des plannings et des contrats d’engagements. Dans une première partie nous analyserons la situation. Puis dans une deuxième partie nous nous intéresserons aux outils collaboratifs que nous pourrions mettre en place pour remédier à ce problème. I- analyse de la situation Le fait que le personnel ne puisse pas accéder aux informations pose un certains nombres de problèmes. Lors de votre absence les partenaires ne peuvent répondre aux besoins des artistes. Par exemple le personnel de l’association et le président ne peuvent les informées sur les disponibilités des salles car les documents se trouvent sur votre espace commun. Les partenaires vous font suivre les plannings que vous établissez mais ne peuvent en aucun cas le les compléter ou les modifier. Les artistes proposent une date par mail et s’en suit un échange de courriels qui peut être long. Pour améliorer cette situation et répondre aux besoins de nos clients, il serait préférable de mettre en place des outils collaboratifs qui seraient plus efficaces car ils permettraient un gain de temps considérables. Les fichiers en lignes seront consultables et modifiables à tout moment et depuis n’importe quel poste internet. Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément. II- les outils du travail collaboratif La mise en place des outils collaboratifs serait d’une grande utilité dans la réalisation de nos tâches. Plus précisément les outils de travails collaboratifs sont des outils qui doivent

permettre les fonctionnements d’un groupe de travail. Ils supposent des éléments