1.1 Caractériser la distribution

Pourquoi réserver ?

La fonction réservation est le point de départ de toute l’activité hébergement ; elle requiert une organisation méthodique, depuis l’arrivée des données jusqu’à leur archivage, en passant par l’exploitation des informations

L’évolution de tourisme et le développement des moyens de transport favorisent les échanges, les déplacements et ont promu l’hôtellerie au rang d’industrie.

Très souvent, les voyageurs peuvent se présenter à toute heure du jour, avec l’espoir de trouver une chambre pour une ou plusieurs nuits, les formalités de la réservation apparaissent donc inutiles.

En va tout autrement si le client souhaite se loger :

* pendant une période de pleine saison ou de manifestations importantes (expositions, salon, festivals).
En retrouvant la chambre qu’il occupe habituellement et dont il a auparavant apprécié la superficie, le calme ou l’aménagement. * afin de pouvoir fixer à l’avance ses rendez-vous d’affaires.

Pour les deux partenaires, la réservation répond à un besoin de sécurité :

* pour le client, l’assurance de pouvoir se loger, * pour l’hôtelier, la certitude d’une occupation maximale de ses chambres. * La gestion rigoureuse des réservations permet : * de donner pleinement satisfaction au client, * de vendre les chambres de façon optimale, * de planifier l’activité des différents départements de l’entreprise (étages, réception, restaurant…). * de prospecter auprès des agences et autres organismes de tourisme afin de commercialiser l’établissement.

Toutes ces raisons justifient l’importance de la fonction réservation dans les hôtels, quelle que soit leur capacité ou leur catégorie.

La réservation a pour fonction d’organiser et de gérer de façon optimale l’occupation de l’hôtel selon ses capacités en intégrant deux variables :

* la maîtrise de disponibilités actuelles et à venir ; * la demande (présente et potentielle).
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