Reunion du travail

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  • Publié le : 30 juin 2011
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Définition de la réunion du travail :
Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide.
Lesétapes importantes d'une réunion de travail
Recueil des données.
* L’animateur pose le problème et fait un tour de table afin de collecter les solutions proposées.
Résolution du problème.
* L'équipe propose différentes solutions possibles en utilisant les principes méthodologiques de base (préparation, concision, efficacité), les examine et en choisit une.
* Si aucune solution n'estreconnue valable la décision est reportée en demandant à une partie de l'équipe de la retravailler.
Plan d'action.
* Les modalités de réalisation pratiques sont définies en commun en examinant les moyens nécessaires et en décidant une date de suivi pour faire le point.
Principales causes d’échec :
Si la réunion s'est mal déroulée, il est nécessaire d'analyser les causes de cet échec, quipeuvent être de trois natures: soit elles concernent un problème d'organisation, soit elles se situent dans le déroulement même de la réunion ou des problèmes liés à la prise de décision en groupe.
Problèmes d'organisation
Si le délai de convocation est trop court, de nombreux désistements peuvent survenir et les participants peuvent manquer de temps pour préparer la réunion. De même, l'absencede documents préparatoires entraine une méconnaissance du sujet traité et donc un risque de désintéressement du participant au fil de la réunion.
Le fait de convoquer trop de monde amène une difficulté supplémentaire pour l'animateur et peut donner lieu à une impression de flottement dans l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.
Ne pass'être renseigné sur le niveau de compétence des intervenants peut s'avérer préjudiciable pour la réputation de l'organisateur (entreprise, association, parti politique...) Un fort retard sur le planning et les interventions hors de propos résultant d'un ordre du jour imprécis (on sait juste que l'on va parler de...).

Un lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme peut occasionner unedifficulté d'écoute pour les participants, soit parce qu'ils sont trop nombreux pour la taille de la pièce, soit parce qu'ils voient mal leurs interlocuteurs.
Une insuffisance ou inexistence de moyens, audio-visuels notamment, peut mener à une lassitude de l'auditoire. Celui-ci n'entend rien si le micro ne fonctionne pas ou visualise mal les divers présentations si le rétroprojecteur ou le portableinitialement prévu est absent.

Problèmes liés au déroulement de la réunion
Des participants passifs, trop discrets ou distraits, conduisent à des luttes d'influence sur les temps de parole, ce qui déséquilibre le débat, ralentit la progression de la réunion et diminue les chances d'arriver à un véritable consensus, aboutissement de la meilleure solution au problème posé.
Une animation soporifiquecrée des apartés entre petits groupes de personnes et un manque d'assiduité pouvant aller jusqu'à l'endormissement de certains participants. Au contraire, une animation stressante et autoritaire mène à une réticence à la prise de parole.
Enfin, les incidents de réunion (éclats de voix, départ brusque d'un ou plusieurs participants) sont à gérer par l’animateur, qui doit garder son sang-froid tout aulong de la réunion.
Problème liés à la prise de décision en groupe
Il faut veiller à respecter le temps de parole de chacun et à faire participer tout le monde.
Les participants doivent écouter l’avis de chacun afin de retenir la meilleure solution, qui doit reposer sur un consensus et non un compromis. Lors d’un consensus, l'accord sur un problème se fait sur la base du consentement...
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