Annexes étude la sauvegarde des données comptable

Pages: 12 (2853 mots) Publié le: 10 mai 2010
Sauvegarde et archivage :

On a souvent tendance à confondre Archivage et Sauvegarde. Ce sont pourtant 2 notions très différentes qu'il convient de bien identifier.

La sauvegarde :

La sauvegarde consiste à recopier les fichiers du système d'information, sur un support magnétique ou numérique compatible avec les moyens de restauration prévus.

Il faut distinguer 2 grandes catégories desauvegarde :

- Les sauvegardes Locales (dites aussi de Production) : Pour une reprise suite à un incident mineur. Elles sont stockées dans des lieux adaptés du site (bandothèque, coffre ignifuge, etc.).
- Les sauvegardes Externalisées (dites aussi de Recours) : Elles concernent les données stratégiques et sont stockées sur un site externe éloigné. Elles sont utilisées suite à un incidentmajeur nécessitant une restauration des informations soit sur le site nominal, soit sur un site de secours.

L'archivage :

Il concerne la conservation des données de production, applicatives ou systèmes pour les besoins propres à l'entreprise ou pour des raisons juridiques, fiscales, administratives ou sociales. Ces informations peuvent être utilisées par exemple, dans le cas de contrôle fiscalou à des fins de statistiques ou encore pour la constitution de preuve en cas de litige. L'archivage implique également la conservation des équipements, logiciel et matériel, nécessaires à l'exploitation de ces données. Il ne s'agit pas ici de 'l'archivage' d'un fichier, inactif pendant une durée déterminée, par des automates d'exploitation pour la libération d'espace disque.

Contrôle descomptabilités informatisées

L'évolution des matériels et des logiciels disponibles en matière de comptabilités informatisées et le souci d'une meilleure information des contribuables en ce qui concerne les obligations fiscales et comptables déjà anciennes dans ce domaine, rendent nécessaire de compléter et préciser les dispositions applicables prévues par les instructions 13 L-6-91 du 14 octobre 1991et 13 L-9-96 du 24 décembre 1996.

Actuellement, les entreprises, même lorsque leur comptabilité est tenue sous une forme informatisée, procèdent fréquemment à l'édition ou à l'impression sur papier des documents comptables obligatoires, soit lors de la clôture des comptes, soit lors des contrôles réalisés par l'administration fiscale . Or, conformément à l'article L. 102 B du livre desprocédures fiscales, si le document comptableobligatoire a été établi de façon dématérialisée, il doit être conservé sur un support informatique. Dès lors la seule impression papier ne permet pas de considérer que l'obligation de conservation est satisfaite.

L'entreprise doit conserver tous les éléments nécessaires à la justification directe ou indirecte des
écritures comptables, dès lors qu'ilsappartiennent au système informatisé.
Ainsi, par exemple :
- les fichiers de données comptables. Le fichier archivé des écritures comptables doit comprendre l'intégralité des informations produites par le système de manière à reconstituer, en tant que de besoin, les documents comptables et les états comptables papier présentés ;
- les fichiers historiques des mouvements (commandes, livraisons,mouvements de stocks, factures, opérations sur titres, devis ...) ;
- les fichiers à caractère permanent ou référentiels (plan comptable, fichiers clients, fournisseurs, tarifs, tables des codes de l'année archivée, prêts, produits, contrats...).

Ces exemples sont purement illustratifs et ne sauraient être considérés comme limitatifs.

Extrait du Bulletin Officiel des Impôts du Ministère del'Économie, des Finances et de l'Industrie
Documents comptables à archiver

L’archivage permet la conservation des documents à long terme (sauvegarde destinée à être gardé pendant longtemps) c’est essentielle dans le cadre des contrôles administratifs. Il ne faut pas négliger la durée comme les supports de l’archivage. Voici les principaux documents comptables à archiver.

Conformément à la Loi...
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