Bases de données

Pages: 17 (4033 mots) Publié le: 6 mai 2012
COURS d’Access
Bases de données : utilisation et fonctionnement

À l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables. Lesrequêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.

À propos de la création d'une base de données
Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important des'attarder sur sa structure. Une base de données bien conçue est l'élément essentiel dans la création d'une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.

Étapes de création d'une base de données
Voici les étapes de base pour créer une base de données :

1 Déterminez l'objectif de votre base de données.
2 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base dedonnées.
3 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.
4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.
5 Déterminez les relations entre les tables.
6 Affinez votre structure.
7 Ajoutez les données et créez d'autres objets de base de données.
8 Utilisez des outils d'analyse Microsoft Access.

1 Déterminez l'objectif de votre base de données

La première étape dans laconception d'une base de données consiste à déterminer l'objectif de la base de données et l'utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs destables).

Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.

2 Déterminez les tablesdont vous avez besoin

Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l'étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pasnécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.

Vous n'êtes pas obligé de concevoir vos tables à l'aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d'abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l'esprit les principes de base suivants:

·Une table ne doit pas contenir d'informations en double et les informations ne doivent pas être dupliquées entre les tables.

Lorsque chaque élément d'information est stocké dans une seule table, vous le mettez à jour à un seul endroit. Cette méthode est plus efficace et élimine le risque d'entrées en double contenant des informations différentes. Par exemple, vous pouvez stocker chaque adresseet numéro de téléphone des clients une seule fois et dans une seule table.

· Chaque table doit contenir des informations relatives à un seul sujet.

Lorsque chaque table contient des faits relatifs à un seul sujet, vous pouvez conserver des informations relatives à chaque sujet indépendamment des autres sujets. Par exemple, vous pouvez stocker les adresses des clients dans une table...
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