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Pages: 15 (3691 mots) Publié le: 2 février 2011
Un publipostage est composé de trois éléments différents.

Dans tout publipostage, vous êtes face à trois éléments différents :
 Le document principal qui fait office de document de base.
 Les informations des destinataires, telles que le nom et l’adresse de chaque personne à fusionner au document principal.
 Les documents finalisés, qui incluent les informations du document de base ainsique les informations uniques de chaque destinataire.
La compréhension de ces différents éléments vous aidera à fusionner les informations dont vous avez besoin. Plus loin dans le déroulement du cours, vous apprendrez en détail à effectuer un publipostage.
Le document de base contient d’une part le contenu qui est identique sur toutes les copies et, d’autre part, les espaces réservés auxinformations uniques de chaque destinataire.

Le document principal constitue votre document de base. Il peut s’agir d’une lettre, d’une enveloppe, d’un courrier électronique ou même d’un coupon. Il contient :
 Le contenu, qui est identique sur toutes les copies, tel que le corps du texte principal d’une lettre type. Il suffit de taper ce texte une seule fois, quel que soit le nombre de lettres que voussouhaitez imprimer.
 Les espaces réservés aux informations de chaque destinataire. Par exemple, dans une lettre type, le bloc d’adresse et le nom de la ligne de salutation, qui sont uniques sur chaque copie.

Dans un publipostage, les informations des destinataires, qui sont uniques sur chaque copie fusionnée, complètent les espaces réservés que vous avez ajoutés au document de base.
Lesinformations des destinataires peuvent être de différentes natures : Des adresses sur des enveloppes ou des étiquettes, des noms sur la ligne de salutation d’une lettre type, des montants de salaires dans des messages électroniques que vous envoyez à vos employés, des annonces personnelles sur vos produits privilégiés sous forme de cartes postales que vous envoyez par courrier électronique à vosmeilleurs clients ou des chiffres sur des coupons remboursables.
Les informations des destinataires doivent être conservées dans une source de données. Une source de données est un terme générique qui recouvre toute une catégorie de fichiers que vous utilisez régulièrement. Par exemple, vos contacts Microsoft Office Outlook constituent une source de données. Parmi les autres sources de données,citons notamment : un tableau Word, une feuille de calcul Excel, une base de données Access ou encore un fichier texte.
Les informations des destinataires sont généralement répertoriées sous forme de colonnes et de lignes, comme indiqué dans le tableau de la figure. Les fichiers de la source de données doivent être structurés de sorte à pouvoir lier les informations spécifiques aux espaces réservésdans le document de base.
Vous apprendrez à configurer la liste des destinataires et à vous y connecter dans la leçon suivante.

Le jeu de documents finalisés dans un publipostage est constitué des lettres uniques que vous imprimez ou envoyez par courrier électronique.

Lorsque vous terminez un publipostage, voici ce que vous obtenez :
* Le jeu de documents individuels finalisés, que vouspouvez imprimer (par exemple, des lettres, des étiquettes, des enveloppes ou des coupons) ou transmettre par courrier électronique au cours de processus de fusion (par exemple, des messages électroniques).
* Le document de base. Il s’agit de votre document de départ qui reste un document séparé. Il n’est pas enregistré automatiquement après la fusion. Vous devez l’enregistrer car Word sesouviendra de la liste des destinataires à laquelle vous vous êtes connectée et lorsque vous l’ouvrirez de nouveau, cela vous permettra d’effectuer rapidement un nouveau publipostage.
Remarque     Vous avez la possibilité, en option, si vous créez des lettres, des enveloppes ou des étiquettes, de générer également un « document complet » contenant tous les documents fusionnés dans un seul fichier....
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