LA NOTE

De nombreuses notes circulent à l’interne, elles empruntent deux sortes de circuits : - ascendant / descendant - latéral

Il faut distinguer la note « d’information » de la note de « service » : La note d’information, peut être ascendante / descendante ou latéral. Elle transmet une information. La note de service est en général descendante, elle transmet un ordre, des instructions, des consignes. Elle est relative à l’exécution d’un travail.

Les notes au niveau de leur forme, sont des documents internes propres à l’entreprise. Cependant, certaines mentions sont obligatoires.

1) Présentation

En tête (simplifiée, CAD le nom de l’entreprise et éventuellement le logo)
Le service émetteur (fonction, nom du signataire de la note)
N° de référence
Objet
Un date d’émission
Le destinataire
La signature

2) Contenu

Le contenu dépend de la nature de la note.
Le style doit être simple, précis, concis et clair.
On traite un seul sujet par note.
Il n’y a ni formule d’appel, ni de politesse.
Il faut toujours préciser la date d’application de la note.

Une note est brève, CAD sur une page.
Le lecteur ne doit pas avoir d’hésitations sur ce qui est dit et demandé.
Ne pas oublier de fournir les détails nécessaires à l’exécution du travail.
Le style doit être neutre et impersonnel pour atténuer le caractère impératif de la note. Il faut donc adopter un style indirect pour éviter le ton autoritaire. (ton ferme mais respectueux).

3) Plan

Les faits / problème / contexte
Les mesures prises par rapport au contexte
Les opérations à effectuer en conséquence
La date