manuel de procédures gestion des immobilisations

Pages: 12 (2857 mots) Publié le: 28 février 2014
GESTION DES IMMOBILISATIONS

MANUEL
DE
L'UTILISATEUR

Division comptabilité & gestion financière
27.08.2007
immo@unige.ch

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UNIVERSITE DE GENEVE | IMMOBILISATIONS – MANUEL UTILISATEUR

INTRODUCTION
> Définition d’une immobilisation pour l’Université

Ø Les immobilisations corporelles sont des biens qui sont détenus par l'Université pour être
utilisés dans le cadre de sonactivité, et dont on s'attend à ce qu'ils soient utilisés sur plus
d'un exercice.

Ø Tout achat d'un équipement d'une valeur supérieure ou égale à mille francs doit être
enregistré dans la comptabilité des immobilisations.
Ceci concerne les types de biens suivants :
• appareil scientifique,
• matériel informatique,
• machine et outillage,
• bureautique,
• matériel audiovisuel,
•mobilier,
• véhicule.

N/B :
-

-

Dans le cas du mobilier, c'est le montant total de la facture et non de l'équipement
qui est pris en compte. Toute facture de mobilier d'un montant supérieur ou égal à
mille francs fera l'objet d'une immobilisation.
Dans le cas du matériel informatique, tous les PC et serveurs sont enregistrés
quelque soit leur montant.

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Exemple de facture d’un bien immobilisé
Étiquette immobilisation

Étiquette comptable

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INTRODUCTION
> Bref rappel de la procédure
Voir également la procédure "P 10-73-01 Gestion des immobilisations" du mémento de
l'Université.
Ø Enregistrement d'une immobilisation
Le titulaire defonds :

− contrôle la facture.
− appose l'étiquette comptable, qu'il remplit et vise.
− appose l'étiquette spéciale pour les immobilisations, qu'il remplit.

Le Service ACHIN :
− vérifie, modifie ou confirme les informations apposées sur la facture
avant l’enregistrement de celle-ci par le Service de la comptabilité.
Le Service de la comptabilité :
− crée une fiche d'immobilisation dansle système informatique SAP,
puis comptabilise la facture.
Le Service ACHIN :
− consulte la liste des immobilisations créées par la comptabilité.
− vérifie la pertinence des données et porte les corrections et/ou
compléments éventuels.
− imprime les étiquettes à codes barres correspondant aux numéros des
immobilisations.
− se déplace pour coller l'étiquette sur le bien.
Ø Mutation desimmobilisations
Le correspondant immobilisations :
− effectue les demandes de mutations à l’aide de l’écran Intranet.
Le Service ACHIN :

− consulte les demandes de mutations.
− dans le cas d’un transfert vers un autre centre de coûts, effectue la
mise à jour de la fiche d’immobilisation.
− dans le cas d’une sortie (quelque soit le motif), transmet la demande
au Service de la comptabilité.Le Service de la comptabilité :
− effectue les opérations comptables consécutives à la demande de
mutation.

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INTRODUCTION
> Les tâches du correspondant immobilisations
Bref rappel de la procédure

Ø Entrée d'une immobilisation
i. Répondre aux demandes de renseignement du collaborateur du Service ACHIN, en cas
de :facture incompréhensible,
impossibilité de distinguer les différents éléments constitutifs de la facture,
etc.
ii. Lui indiquer la localisation de l’immobilisation pour lui permettre de coller l’étiquette code
à barres.
iii. Lui donner les termes manquants pour permettre la mise à jour du thésaurus.
iv. Lui signaler le matériel reçu comme don, y compris le matériel apporté par de nouveauxcollaborateurs.
Ø Sortie d'une immobilisation
i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations sorties. Préciser le motif
de sortie (Don, Vol/Perte, Rebut, Vente).
Ø Transfert d'une immobilisation
i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations transférées à un autre
centre de coûts.
Ø Contrôle
i. Apporter son aide aux collaborateurs chargés du...
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