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Méthode publipostage

880 mots 4 pages
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La base de données :

Définition : C'est la base de données qui servira de source à vos documents. En effet, le but d'un publipostage est de créer de nombreux documents personnalisés en fusionnant un document standard (la lettre type) avec une base de données. Il est donc nécessaire d'avoir une source de données avant de créer votre document.

Création de la lettre type :

La première chose à faire est de créer votre document en rédigeant les parties qui seront identiques à chaque courrier (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse). C'est ce document qui sera fusionné avec la base de données.

Dans l'exemple qui va suivre, nous allons créer, pour chaque personne étant enregistrée dans la base de données, un courrier personnalisé qui reprendra la maquette visible ci-dessus, mais en y ajoutant les données nominatives de chaque personne.

Descriptif de la procédure :

La procédure de création des courriers est composée de plusieurs étapes qu'il suffit d'enchainer en suivant les indications ci-dessous.
Dans la barre de menu de Office 2007, cliquez sur Publipostage.

Toutes les fonctionnalités de publipostage sont désormais accessibles directement depuis une barre d'outils prévue à cet effet.

Etape 1 : Sélection des destinataires.

Lors de la première étape, il faut sélectionner la liste de personnes pour lesquelles nous devons créer un courrier. L'appel de cette étape se fait à l'aide du bouton Sélection des destinataires disponible dans la barre d'outils Publipostage.
Si vous cliquez sur Entrer une nouvelle liste, vous pourrez créer une liste à partir d'un tableau vide. Nous allons utiliser une liste existante car il sera plus pratique d'utiliser une extraction de base de données plutôt que de saisir la liste manuellement.
Pour utiliser une liste existante, cliquez sur Utiliser la liste existante.
La fonction Utiliser la liste existante permet d'appeler toutes sortes de fichiers parmi lesquels nous pouvons citer les fichiers

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