A) Contexte général de la fonction d'accueil de l'organisation

1. Les protagonistes (personnel d'accueil)

L’accueil principal du centre administratif est assuré par deux hôtesses d’accueil.
Nous travaillons principalement en relation avec le service de l’Etat Civil.
(L’Etat Civil gère : les cartes d’identités, les passeports, les décès/naissances, le recensement de la population, la légalisation de signatures, le cimetière, les élections et les mariages.)
Les contraintes que je dois prendre en compte sont :
- Respecter les procédures en termes d'accueil des citoyens
- Apporter les messages adressés au Maire auprès de son secrétariat en fin de journée
- Apporter les papiers administratifs au secrétariat du Maire pour que ses adjoints les signent.
- Faire attention au filtrage car certaines tâches se font par les hôtesses d’accueil (Faire des attestations d’accueil, le recensement militaire, autorisation de débits de boissons et les sorties de territoire)
- Veiller à minimiser l’attente des citoyens
Je suis affectée à l’accueil principal du centre administratif en tant que chargée d’accueil. Ma tutrice de stage est Madame MINIGHETTI, responsable du service de l’Etat Civil.

2. Les différents types de visiteurs accueillis :

Je suis amenée à accueillir différents types de visiteurs : o Externes :
Les citoyens de la ville de Vanves
Des entreprises extérieures qui travaillent pour la Mairie o Internes :
Le personnel de la Mairie de Vanves

3. La configuration de l'espace d'accueil

L'espace d'accueil est configuré de la manière suivante :

E
N
T
R
E
E CCAS

A
C
C
U
E
I
L E
S
C
A
L
I
E
R

R
E
G
I
E
ETAT
CIVIL Couloir qui mène au service EDUCATION

B) Démarche adoptée

1. Observation du fonctionnement de l'accueil
Au cours de ces semaines de PFMP, j'ai pris le temps d'observer le comportement des visiteurs. En tant qu'agent d'accueil, j'ai noté avec soin leurs principales