Etapes de préparation d’un séminaire

1. Bien connaitre l’objectif du séminaire : demander au responsable principal de l’organisation toutes les informations afférentes. 2. avoir le programme exact ou un programme préliminaire assez précis. 3. Fixer / connaître la date de l’évènement 4. Documentation 5.1 Définir avec ce responsable ou l’équipe, les besoins en documentation : brochures à réaliser, (déterminer nombre approximatif, en fonction du nombre d’invités, un peu plus, tirages à faire) ; documentation à tirer 5.2 Le programme 5.3 documentation supplémentaire (description du séminaire, communications ( si délivrées à l’avance) 5. Participation/ invitation 6.4 Etablir la liste des invités. La réviser / compléter régulièrement avec les responsable 6.5 rédiger l’invitation 6.6 Fixer la date d’envoi (au moins 15jours à l’avance) 6. relancer les invités, une semaine avant l’évènement

7. Logistique 8.7 Choisir le lieu : proposer au responsable au minimum 3 lieux et identifier les besoins en nombre de salles (plénières, ateliers…) ( il faut se déplacer aux hôtels pour voir les lieux et faire son rapport) 8.8 Experts * internationaux : réserver leur hôtel ; planifier leur arrivée, éventuellement rotation envoi chauffeurs pour aéroport * experts nationaux : prévoir s’il y a des perdîmes ; réserver hôtels éventuellement…

8. Outils promotionnels : 9.9 Besoins en supports de com : * porte documents ; cartables ? * banners up (bannières aux couleurs de l’institution, avec le nom de l’évènement) ? * banderoles ? * badges

9. Plan média (s’il s’agit d’une conférence par exemple) 10.10 proposer un plan média (date de diffusion communication de presse, conférence de presse avant évènement ? ; pendant ?; liste des médias à contacter) 10.11 rédiger communiqué de presse 10.12 envoyer aux médias (presse écrite,