Chapitre 6 : Préparer des déplacements et assurer leur suivi
Réflexion
1) Elle doit mettre en place une organisation afin de préparer les déplacements et assurer leur suivi. L’assistante de gestion doit s’assurer de la réception de tous les justificatifs des frais de déplacement afin d’éviter les problèmes de remboursement.
2) Une procédure de gestion des notes de frais est nécessaire car les employés se plaignent de ne pas être remboursé assez vite. Le directeur commercial lui, estime perdre beaucoup de temps à préparer lui-même ses déplacements. Permettrait de clarifier les tâches de chaque service et employé.
3) Pour collecter les informations liées aux frais de déplacement et accélérer les remboursements, l’AG doit mettre en place une procédure de déplacement afin d’établir à l’avance tous les frais qui vont être engagés. Un formulaire type permet de n’oublier aucuns détails.
4) L’AG doit être organisé, méthodique, à l’écoute, empathique, ferme sur les exigences.
Mise en œuvre
1. Proposer une nouvelle procédure de gestion des notes de frais de déplacement
a) Schéma de base

Schéma avec améliorations

b. Expliquez comment diffuser cette procédure et comment s’assurer qu’elle sera respectée.
Il faut informer le personnel par une réunion et diffusez un formulaire de note de frais en insistant sur la responsabilité de chacun et préciser qu’une note incomplète ou hors délai ne sera pas payée.
2. Créer des états relatifs aux frais occasionnés lors des déplacements
a. Note de frais individuel
b. Etat récapitulatif
c. Planning véhicules
3. Préparer les déplacements du responsable commercial a. Préparez l’itinéraire de chacune des destinations

Chantier
Adresse
Temps Nb Kms
Cout carburant
Cout péage
Adresse restaurant à proximité tel
Annexe plan
Equipe
Mise en place escalator université
4 avenue de varsovie poitiers
2H55 208 kms

Vingélique –