Publipost

254 mots 2 pages

FR Le publipostage

Le publipostage (mailing, en anglais) permet d’envoyer un document type à plusieurs destinataires, en le personnalisant avec les données propres à chacun et ce, de manière automatique. Il opère une fusion entre un fichier contenant la lettre type (document principal) et les données provenant d’une base de données (source de données). Ces deux fichiers peuvent être dans des logiciels différents mais compatibles entre eux.

Le document type peut être adressé à tout un fichier ou à une partie de celui-ci, grâce aux options de requête (il est possible de choisir des critères de sélection pour tel ou tel champ).

Mode opératoire

(pour un publipostage avec Word et une source de données préalablement créée avec Access ou Excel) : - ouvrir un nouveau document dans Word

- cliquer dans «Outils » puis « Publipostage »

- cliquer sur « Créer » puis « Lettres types »

- cliquer sur « Fenêtre active »

- cliquer sur « Obtenir les données » puis « Ouvrir »

- demander le type de fichiers MS Access ou Excel

- choisir le fichier puis la table ou la requête souhaitée

- cliquer sur « Modifier document principal »

- cliquer sur « Insérer les champs » dans la barre d’outils

- cliquer sur chaque champ à insérer. Les positionner.

- saisir le texte et enregistrer le fichier

- vérifier la fusion avec le bouton « Mode publipostage ».

Le bouton Fusionner donne accès aux options de requête éventuelles puis à l’impression des documents personnalisés.

Remarque : il convient de bien relire la lettre type et de contrôler les données avant d’opérer la fusion pour ne pas reproduire une erreur en de nombreux

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