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Mode_operatoire_pour_publipostage_word_et_excel

479 mots 2 pages
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Créer une base de données avec Excel
Le tableau que vous allez réaliser dans Excel va vous servir de source pour compléter toutes vos lettres et enveloppes. Il doit donc contenir la liste des personnes à qui vous allez envoyer vos lettres ainsi que leurs coordonnées.

1. Complétez alors le tableau avec la liste des personnes à qui vous allez envoyer vos lettres.

2. Sauvegardez votre fichier Excel, dans le fichier ListePublipostage.xls par exemple.
Réaliser un publipostage avec Word

Créer une lettre type
Dans Word, vous devez maintenant rédiger votre lettre type, c'est-à-dire le modèle de lettre à utiliser pour votre publipostage. Ce modèle contiendra tout le texte identique à chaque courrier.

1. Dans Word, saisissez votre lettre type en remplaçant les informations qui devront être personnalisées avec le publipostage par une marque visible, XXXXX par exemple.

2. Maintenant que votre document type est créé et enregistré, vous devez définir des champs de fusion. Ces champs seront remplacés par les informations issues du tableau Excel afin de générer un courrier unique par destinataire. Cliquez pour cela sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis sur Fusion et publipostage.

1. Dans le volet qui apparaît, sélectionnez l'option Lettres.

2. Passez à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivante : Document de base.

3. Sélectionnez l'option Utiliser le document actuel puis cliquez sur le bouton Suivante : sélection des destinataires.

4. Sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur le bouton Parcourir.
5. Sélectionnez sur votre disque dur le fichier Excel qui comporte votre base de données et cliquez sur le bouton Ouvrir.

6. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez la liste de destinataire que vous avez créée avec Excel puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

7. Sélectionnez la feuille qui contient votre tableau puis cliquez sur le bouton OK.

8. Word détecte automatiquement les champs

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