Les fiches En Lignes
CEDIP

fiche 36-3

Les différentes phases d’une réunion de travail
Sommaire
1. La préparation de la réunion........p. 1 2. Le déroulement de la réunion......p. 4 3. À l'issue de la réunion..................p. 5

Cette fiche pratique est destinée à toute personne ayant vocation à organiser ou animer une réunion de travail afin de rendre celle-ci la plus efficiente possible.

1/

LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION

Les agents du ministère consacrent une part non négligeable de leur temps de travail à participer à des réunions. Certaines laissent parfois un goût amer par leur manque de préparation (frustration de ne pouvoir développer une argumentation faute de l’avoir préparée ; sentiment d’être inutile et de perdre son temps ; flou dans les objectifs ; …). Au cours de cette phase de préparation, l'animateur doit être en mesure de :

• cerner le sujet de la réunion ; • définir les objectifs de la réunion ; • composer le groupe de travail ; • programmer la réunion ; • planifier la progression du groupe ; • rédiger la convocation ; • motiver les individualités ; • assurer l’organisation de la réunion.
Ce travail préparatoire doit favoriser l'efficacité de la réunion, par la clarté de l'objectif de cette dernière et par le soin apporté à son organisation et à son fonctionnement.

327 rue du Moulin de Sémalen 34000 Montpellier - tél. : 04 67 15 76 60 - fax : 04 67 15 76 61 courriel : cedip@equipement.gouv.fr

• Cerner le sujet de la réunion
C'est vraiment la phase préparatoire par excellence. Un problème existe mais il n'est pas clairement identifié. Dans cette phase, l'animateur : – recueille un maximum de données, – trie, regroupe, synthétise les informations reçues, – commence à analyser le problème posé, – évalue assez rapidement si le problème peut être résolu en une séance ou s'il est nécessaire de constituer un groupe de travail (et donc de planifier une série de réunions pour traiter la question), – contacte les personnes