Salut

Pages: 8 (1975 mots) Publié le: 17 mars 2013
Les fiches En Lignes
CEDIP

fiche 36-3

Les différentes phases d’une réunion de travail
Sommaire
1. La préparation de la réunion........p. 1 2. Le déroulement de la réunion......p. 4 3. À l'issue de la réunion..................p. 5

Cette fiche pratique est destinée à toute personne ayant vocation à organiser ou animer une réunion de travail afin de rendre celle-ci la plus efficientepossible.

1/

LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION

Les agents du ministère consacrent une part non négligeable de leur temps de travail à participer à des réunions. Certaines laissent parfois un goût amer par leur manque de préparation (frustration de ne pouvoir développer une argumentation faute de l’avoir préparée ; sentiment d’être inutile et de perdre son temps ; flou dans les objectifs ; …). Aucours de cette phase de préparation, l'animateur doit être en mesure de :

• cerner le sujet de la réunion ; • définir les objectifs de la réunion ; • composer le groupe de travail ; • programmer la réunion ; • planifier la progression du groupe ; • rédiger la convocation ; • motiver les individualités ; • assurer l’organisation de la réunion.
Ce travail préparatoire doit favoriser l'efficacitéde la réunion, par la clarté de l'objectif de cette dernière et par le soin apporté à son organisation et à son fonctionnement.

327 rue du Moulin de Sémalen 34000 Montpellier - tél. : 04 67 15 76 60 - fax : 04 67 15 76 61 courriel : cedip@equipement.gouv.fr

• Cerner le sujet de la réunion
C'est vraiment la phase préparatoire par excellence. Un problème existe mais il n'est pas clairementidentifié. Dans cette phase, l'animateur : – recueille un maximum de données, – trie, regroupe, synthétise les informations reçues, – commence à analyser le problème posé, – évalue assez rapidement si le problème peut être résolu en une séance ou s'il est nécessaire de constituer un groupe de travail (et donc de planifier une série de réunions pour traiter la question), – contacte les personnessusceptibles de résoudre le problème.

• Composer le groupe de travail
o Le nombre des participants Ce nombre est déterminé par la finalité de la réunion. Deux cas relativement opposés peuvent se rencontrer : – la réunion d’information : une personne parle, les autres écoutent et posent des questions à tour de rôle ; – la réunion de résolution de problème : la progression vers l’objectif se faità partir des échanges entre les participants. Dans le premier cas de figure, le nombre de participants peut être élevé (une quarantaine) ; dans le deuxième, par contre, il n’est pas souhaitable de dépasser 10 à 12 personnes ; au-delà de ce chiffre : – l'animateur risque de ne plus maîtriser le groupe ; – des sous-groupes vont se constituer ; – tout le monde ne pourra pas se faire entendre(situation génératrice de tensions). Entre ces deux extrêmes, l’éventail des réunions est relativement ouvert. Il appartient à l’animateur d’identifier le nombre le plus pertinent de participants. o Le choix des participants Quelques critères précis doivent présider à ce choix : – Le niveau de compétence : Les personnes compétentes pour résoudre le problème sont seules invitées à la réunion ; tout autreparticipation ne ferait que perturber le bon déroulement de la séance. – Le degré de motivation : Ne seront retenues que les personnes qui se sentent véritablement impliquées par l'atteinte de l'objectif. – La capacité à travailler en groupe : Les personnes trop agressives, en conflit ouvert avec un membre du groupe de travail, trop bavardes (etc.) sont parfois un obstacle à l'atteinte del'objectif. Si des problèmes de susceptibilité ne se posent pas, il est parfois utile d'« oublier » ces personnes.

• Définir les objectifs de la réunion
Définir les objectifs de la réunion avec rigueur est certainement le point le plus important et le plus difficile que rencontre tout animateur. Un objectif correctement rédigé évite au groupe de s'égarer et permet à l'animateur de recentrer les...
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