Le 4 décembre 2012

F3 - Sujet d’entrainement à l’examen

Cas : Energie Servies – Haute-Vienne

A : Monsieur DOMAIN
Assistante JUNIOR Directeur Général

Objet : Organisation des réunions Le 04/12/2012

RAPPORT SUR L’ORGANISATION DES REUNIONS

Pour aller plus loin dans la réflexion sur l’amélioration de l’organisation des réunions à Energie Services, il est nécessaire de dresser un état des lieux détaillé de la situation et n’analyser les causes des dysfonctionnements constatés.

Cette étude permettra d’aborder de manière rationnelle des pistes de solutions dans l’objectif de répondre au mieux au besoin d’efficacité de ces réunions.

I – ETAT DES LIEUX

A/ Les moyens :

• Energie Services dispose de 9 salles de réunions. • Capacité maximum : 12 personnes • Pour les réunions de plus de 12 personnes, possibilité de louer une salle en externe (avec la validation de la direction)
B/ La procédure de réservation de salles

1. Demande du chef de service à l’assistante de son service 2. L’assistante se déplace au secrétariat du service RH & Logistique pour consultation du planning des réservations des salles 3. Elle peut avoir à se rendre sur place également sur place pour vérifier les équipements et aménagements de la salle disponible 4. Inscription de la réservation sur le planning mural

C/ Le matériel :

• Planning mural sur 3 mois • Affichage au secrétariat RH & logistique. • Consultable par les 4 assistantes et les cadres • Remplacement périodique du planning

D/ Quelques chiffres clefs

Année de référence : Année N

• 406 réunions soit 33 par Mois • 62 sont effectués à l’extérieur soit (15%) • Durée moyenne : 2h30 • Nombre moyen de