La dématérialisation de documents comptables

La dématérialisation consiste à transformer un ensemble de documents et les traitements qui lui sont appliqués en flux et traitements numériques grâce à l’informatisation. Pour atteindre cet objectif, il est impératif que la valeur juridique des documents soit la même (voir les articles 289 bis et 289 V du Code Général des impôts qui précisent les conditions de la dématérialisation).
Il existe différents documents dématérialisés : les documents d’entreprise entrants ou sortants et les documents de contenu de travail internes.
On constate en septembre 2011 que deux entreprises sur trois vont mener un projet de dématérialisation au cours des 12 prochains mois. Six entreprises sur 10 adoptent une approche globale de la dématérialisation.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des traitements comptables et les outils pour la mettre en place ?
Pour répondre à cette question, nous allons étudier dans un premier temps les avantages de la dématérialisation comptable et en second lieu les outils pour la mettre en place et les contraintes juridiques notamment.

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux:
D’abord, la dématérialisation offre une amélioration de la productivité des employés. Ceux-ci économisent du temps puisque par exemple, avec le papier, un employé perd du temps lors de l’expédition, de l’archivage et de la recherche de facture. Avec la dématérialisation, il n’aura qu’à saisir le numéro d’une facture pour la trouver et la transmission est simplifiée. C’est donc une amélioration de l’efficacité de l’entreprise, grâce à une simplification, des économies de temps, d’énergie, d’espace et au final, une réduction de coûts. En effet, le coût d’une facture papier entrante se situe entre 14 et 20 euros, celui d’une facture papier sortante oscille entre 5 et 10 ; cependant le coût d’une facture électronique n’est que de 40 – 45 centimes d’euros. C’est également une limitation du